L’automatisation des fonctions comptable et achat génère de nouvelles sources de productivité pour
l’entreprise, à condition de choisir un outil adapté. Voici les critères à prendre en compte.
En remodelant le fonctionnement des services comptable et achat autour des outils de l’automatisation, l’entreprise est capable d’accélérer ses processus, de réduire ses coûts de traitement et de limiter les erreurs humaines.
Avec l’automatisation, elle déleste les équipes des tâches répétitives afin qu’ils se consacrent aux missions à forte valeur ajoutée, notamment les fonctions d’analyse des données et de conseil.
Avec l’automatisation, elle est aussi capable de fournir des documents financiers fiables de manière rapide et régulière auprès des services financiers, directionnels et des partenaires stratégiques.
Globalement, l’entreprise qui automatise ses services comptables et achat gagne en productivité et en fiabilité des données. Elle est plus compétitive.
L’automatisation des services comptable et achat est au cœur des business model d’aujourd’hui.
Pour ces raisons, de plus en plus d’organisations se tournent vers l’automatisation de leurs services comptable et achat avec un enjeu d’atteindre un taux d’automatisation maximum tout en maintenant les processus fluides. Pour cela, toutes les solutions ne conviennent pas. Les responsables doivent se poser un certain nombre de questions pour choisir l’outil adapté.
Un outil capable de lire les lignes des documents comptables en plus de l’en-tête évite le traitement manuel des factures en exception. L’automatisation est alors à 100 % sur le niveau de lecture, que cela soit pour la tâche de rapprochement des factures, d’identification des factures non parvenues ou pour la réalisation d’un prévisionnel des commandes.
Une solution qui identifie les écarts, mais aussi l’origine des anomalies évite la recherche manuelle. L’automatisation est alors à 100 % sur la tâche de résolution des anomalies.
Pour obtenir un haut niveau d’automatisation, l’outil doit être capable de traiter une grande variété de documents que l’on retrouve usuellement sur la chaîne liée au service des achats : factures d’achat, bon de commande, notes de frais, bons de réception…
L’outil de l’automatisation qui sait manier les unités différentes évite une intervention manuelle de rapprochement. Il permet l’automatisation à 100 % sur le traitement d’une commande (un bon de commande mentionnant 2 boîtes et une facture d’achat mentionnant 24 pièces, par exemple).
Le logiciel utilisé pour l’automatisation des services comptable et achat doit être compatible avec l’ERP de l’entreprise. Globalement, il doit s’intégrer au fonctionnement de l’ERP, sans interférer dans ses données, afin de maintenir la légalité des données financières.
Certaines factures d’achat ne sont pas exactement conformes à leur bon de commande avec des écarts acceptés et tolérés par l’entreprise (quelques centimes par tonne de marchandises, par exemple). Un logiciel capable d’intégrer les écarts admis par l’entreprise limite la création de litiges nécessitant une recherche et une intervention manuelle. L’automatisation est alors à 100 % réussie.
Le basique de l’outil de l’automatisation est celui qui génère un rapprochement automatique des factures. Ce type de logiciel existe depuis une dizaine d’années avec des résultats aujourd’hui probants et un niveau d’automatisation quasi à 100 % pour la plupart des solutions.
Pour générer une productivité accrue, les nouvelles solutions de l’automatisation visent désormais l’identification des factures non parvenues, le calcul des charges constatées d’avance : autant de missions initialement manuelles qui, correctement automatisées, font gagner un temps phénoménal dans la tenue comptable, notamment dans les processus du cut-off comptable pour la clôture des comptes annuels.
Une autre fonction de l’automatisation est la capacité à rapprocher les services opérationnels et la finance : ajustement automatique de l’engagé, réaffectation automatique des coûts, partage des données en temps réel. Ces missions automatisées et dématérialisées facilitent le suivi d’une équipe à l’autre, notamment pour l’identification des glissements des opérations les plus en amont des processus.
Au final, l’automatisation des fonctions comptable et achat revêt plusieurs aspects. Dans ce contexte, le responsable de l’organisation doit clairement identifier :
Une fois l’outil adéquat identifié :
De manière générale, on estime à 30 % le volume des documents comptables à la source de litiges et/ou nécessitant une régularisation (écart de prix et/ou de quantité, facture non parvenue…). Pour une intégration réussie de l’automatisation – c’est-à-dire pour obtenir une réelle création de valeur via l’automatisation – l’outil utilisé doit être en mesure de traiter ce volume d’écritures sans nécessiter d’intervention manuelle.
Eyespenses est un outil d’automatisation intelligente des services comptable et achat. À partir des données de factures, il est capable :
– d’identifier les factures non parvenues
– de calculer les charges constatées d’avance
Pour
– reconstituer les données des réceptions non saisies
– réajuster l’engagé et réaffecter les coûts
– réaliser un prévisionnel des commandes
– offrir une vision en temps réel de toutes les opérations validées et en cours (par centre de coût, par exercice budgétaire…).
Ses fonctionnalités lui permettent de faire le lien entre les données comptables et les données budgétaires. De fait, il facilite la communication entre les différents services (service achat, comptable et opérationnel). Au final, il facilite et accélère les processus :
Eyespenses est capable de pointer les irrégularités, d’identifier leur source et de proposer les régularisations afférant. Toutefois, aucune régularisation n’est effectuée dans l’ERP sans validation préalable manuelle. Dit autrement, Eyespenses se connecte à l’ERP et analyse ses données, mais il ne peut y interférer sans l’intervention d’un collaborateur. En ce sens, il est un outil d’automatisation à quasi 100 %.
