Comptabilité analytique et comptabilité générale sont étroitement liées. Elles sont pourtant rarement réalisées de concert. En cause : L’ERP n’est pas conçu pour intégrer l’analytique. Au-delà de l’ERP, les processus mêmes de la comptabilité générale vont à l’encontre des contraintes de l’analytique.
Dans ces conditions, et dans un contexte où le pivot (l’ERP) fonctionne uniquement au fil de l’eau, comment connecter comptabilité analytique et comptabilité générale ?
Comment accélérer et affiner les données de l’analytique malgré les contraintes rencontrées par la comptabilité générale ?
Voici nos pistes de réflexion.
Comptabilité analytique et comptabilité générale sont deux formes de comptabilité usuellement utilisées par l’entreprise. Chacune d’entre elles a sa propre finalité :
Plus exactement, la comptabilité analytique passe au crible les coûts et les résultats des différents centres économiques de l’entreprise. Elle analyse les conséquences des flux financiers qui sont enregistrés par la comptabilité générale.
Dans les faits, la comptabilité analytique fournit des renseignements à intervalle régulier (tous les mois, tous les trimestres). Ces renseignements sont corrélés et mis en comparaison les uns des autres pour suivre les progressions des différents centres de l’entreprise dans le temps.
Il est à noter que les renseignements tirés de la comptabilité analytique doivent évidemment concorder avec les informations fournies par la comptabilité générale, alors même que leur tenue est séparée et que les processus utilisés diffèrent d’un mode de comptabilité à l’autre.
Si la comptabilité analytique a tout son intérêt dans l’entreprise, elle pose problème quant à son intégration dans les processus comptables généraux.
Premier problème : créer des axes analytiques au sein de l’ERP nécessite de multiplier les journaux et les workflows, ce qui complexifie le suivi de la balance et de la comptabilité de manière générale. Concrètement, un ERP est conçu pour enregistrer des écritures au fil de l’eau. Il n’est pas conçu pour corréler et modifier des données analytiques. Intégrer l’analytique à l’ERP est une démarche lourde ; de plus en plus lourde au fil du temps et des analyses qui sont réalisées. (Source : petite-entreprise.net).
Deuxième problème : en se basant sur les données de l’ERP, les services financiers ne disposent ni des opérations en cours de validation ni des charges réparties par exercice budgétaire. Elles ne peuvent faire de projections que sur les données qui ont été validées.
Sur ces constats, la comptabilité analytique est toujours réalisée de manière indépendante, à partir des données de l’ERP, et presque toujours en extrapolation de données passées.
Ce mode de fonctionnement biaise les résultats. Il alourdit les processus, avec un système de collecte et de mise à jour des données analytiques entièrement manuel. Il va à l’encontre de la vision financière actuelle, basée sur le fast close, l’instantanéité et la justesse des données.
Dans un tel contexte, le challenge est donc le suivant :
Comment la comptabilité analytique peut-elle être affinée, mise à jour de manière aussi régulière que souhaité, sans alourdir les tâches des collaborateurs ?
L’ERP de l’entreprise n’étant pas modifiable en soi, la solution est de réussir à connecter les données de l’ERP aux données de l’analytique pour une mise à jour instantanée des deux comptabilités, sans pour autant mettre en danger la légalité des données.
Notre outil Eyespenses a été conçu en ce sens.
Eyespenses est un outil indépendant. Il se connecte à l’ERP de l’entreprise sans interférer dans son fonctionnement, afin de préserver la légalité de la comptabilité. Il en extrait les données pour réaliser des analyses et faire des projections.
Plus exactement, Eyespenses réalise les actions comptables suivantes (en lieu et place des collaborateurs) :
En bout de chaîne, les collaborateurs interviennent uniquement pour :
La validation entraîne la mise à jour de l’ERP. D’un simple clic, vos envoyez les données corrigées de l’analytique dans la comptabilité de l’ERP.
Par son fonctionnement, Eyespenses est avant tout un outil de fast close. Mais sa capacité à projeter des budgets, à traiter les données en suspenses de manière automatique et instantanée, en fait un atout incontestable pour la comptabilité analytique.
Eyespenses devient le chaînon manquant entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique.
Au final, Eyespenses est autant un outil de fast close qu’un outil de « fast analytique ».
Outil de l’automatisation comptable et financière, Eyespenses est un soutien numérique aux collaborateurs comptables de l’entreprise. Il décharge les équipes des tâches à faible valeur ajoutée et/ou trop chronophages pour assurer un fast close.
Eyespenses s’adresse aux services financiers et comptables des administrations, ETI et grands comptes. Il est aussi un outil pratique pour les cabinets de commissariats aux comptes (CAC) qui vérifient la sincérité et la conformité des données financières de l’entreprise.
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Nous sommes à votre écoute pour vous proposer une solution d’automatisation personnalisée à vos propres workflows.
