Comptabilité analytique et comptabilité générale sont étroitement liées. Elles sont pourtant rarement réalisées de concert. En cause : L’ERP n’est pas conçu pour intégrer l’analytique. Au-delà de l’ERP, les processus mêmes de la comptabilité générale vont à l’encontre des contraintes de l’analytique. 

Dans ces conditions, et dans un contexte où le pivot (l’ERP) fonctionne uniquement au fil de l’eau, comment connecter comptabilité analytique et comptabilité générale ?

Comment accélérer et affiner les données de l’analytique malgré les contraintes rencontrées par la comptabilité générale ? 

Voici nos pistes de réflexion.


Comptabilité analytique et comptabilité générale : rappel des définitions

Comptabilité analytique et comptabilité générale sont deux formes de comptabilité usuellement utilisées par l’entreprise. Chacune d’entre elles a sa propre finalité : 

  • La comptabilité générale est obligatoire et informative. Elle enregistre et classifie les différents flux financiers.
  • La comptabilité analytique, comme son nom l’indique, est utilisée comme outil d’analyse financière / outil d’aide à la prise de décision. (Source : L-expert-comptable.com)

Plus exactement, la comptabilité analytique passe au crible les coûts et les résultats des différents centres économiques de l’entreprise. Elle analyse les conséquences des flux financiers qui sont enregistrés par la comptabilité générale. 

Dans les faits, la comptabilité analytique fournit des renseignements à intervalle régulier (tous les mois, tous les trimestres). Ces renseignements sont corrélés et mis en comparaison les uns des autres pour suivre les progressions des différents centres de l’entreprise dans le temps. 

Il est à noter que les renseignements tirés de la comptabilité analytique doivent évidemment concorder avec les informations fournies par la comptabilité générale, alors même que leur tenue est séparée et que les processus utilisés diffèrent d’un mode de comptabilité à l’autre. 

Comptabilité et ERP : la comptabilité analytique pose problème

Si la comptabilité analytique a tout son intérêt dans l’entreprise, elle pose problème quant à son intégration dans les processus comptables généraux.

Premier problème : créer des axes analytiques au sein de l’ERP nécessite de multiplier les journaux et les workflows, ce qui complexifie le suivi de la balance et de la comptabilité de manière générale. Concrètement, un ERP est conçu pour enregistrer des écritures au fil de l’eau. Il n’est pas conçu pour corréler et modifier des données analytiques. Intégrer l’analytique à l’ERP est une démarche lourde ; de plus en plus lourde au fil du temps et des analyses qui sont réalisées. (Source : petite-entreprise.net). 

Deuxième problème : en se basant sur les données de l’ERP, les services financiers ne disposent ni des opérations en cours de validation ni des charges réparties par exercice budgétaire. Elles ne peuvent faire de projections que sur les données qui ont été validées.  

Sur ces constats, la comptabilité analytique est toujours réalisée de manière indépendante, à partir des données de l’ERP, et presque toujours en extrapolation de données passées. 

Ce mode de fonctionnement biaise les résultats. Il alourdit les processus, avec un système de collecte et de mise à jour des données analytiques entièrement manuel. Il va à l’encontre de la vision financière actuelle, basée sur le fast close, l’instantanéité et la justesse des données. 

Une comptabilité analytique en temps réel sans modifier les processus comptables ?

Dans un tel contexte, le challenge est donc le suivant : 

Comment la comptabilité analytique peut-elle être affinée, mise à jour de manière aussi régulière que souhaité, sans alourdir les tâches des collaborateurs ?

L’ERP de l’entreprise n’étant pas modifiable en soi, la solution est de réussir à connecter les données de l’ERP aux données de l’analytique pour une mise à jour instantanée des deux comptabilités, sans pour autant mettre en danger la légalité des données. 

Notre outil Eyespenses a été conçu en ce sens. 

Eyespenses : l’outil pivot entre ERP et analytique

Eyespenses est un outil indépendant. Il se connecte à l’ERP de l’entreprise sans interférer dans son fonctionnement, afin de préserver la légalité de la comptabilité. Il en extrait les données pour réaliser des analyses et faire des projections. 

Plus exactement, Eyespenses réalise les actions comptables suivantes (en lieu et place des collaborateurs) : 

  • Il identifie et évalue les Factures Non Parvenues (FNP)
  • Il identifie les Charges Constatées d’Avance (CCA)
  • Il réalise un prévisionnel budgétaire des commandes sur la période souhaitée
  • Grâce à ses filtres intelligents, il trie les écritures en cours et validées de manière affinée (par exercice, par centre de coût…)

En bout de chaîne, les collaborateurs interviennent uniquement pour :

  • Mettre à jour les données identifiées par Eyespenses 
  • Valider les engagements de dépenses des budgets prévisionnels

La validation entraîne la mise à jour de l’ERP. D’un simple clic, vos envoyez les données corrigées de l’analytique dans la comptabilité de l’ERP. 

Par son fonctionnement, Eyespenses est avant tout un outil de fast close. Mais sa capacité à projeter des budgets, à traiter les données en suspenses de manière automatique et instantanée, en fait un atout incontestable pour la comptabilité analytique. 

Eyespenses devient le chaînon manquant entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique. 

Au final, Eyespenses est autant un outil de fast close qu’un outil de « fast analytique ». 

À propos d’Eyespenses

Outil de l’automatisation comptable et financière, Eyespenses est un soutien numérique aux collaborateurs comptables de l’entreprise. Il décharge les équipes des tâches à faible valeur ajoutée et/ou trop chronophages pour assurer un fast close. 

Eyespenses s’adresse aux services financiers et comptables des administrations, ETI et grands comptes. Il est aussi un outil pratique pour les cabinets de commissariats aux comptes (CAC) qui vérifient la sincérité et la conformité des données financières de l’entreprise. 

Vous souhaitez en savoir sur les possibilités d’Eyespenses dans votre organisation ? Contactez-nous pour échanger avec un expert-conseil Eyespenses.

Nous sommes à votre écoute pour vous proposer une solution d’automatisation personnalisée à vos propres workflows.

Comment améliorer la comptabilité analytique de l’entreprise

Comptabilité analytique et comptabilité générale sont étroitement liées. Elles sont pourtant rarement réalisées de concert. En cause : L’ERP n’est pas...
Read More
Comment améliorer la comptabilité analytique de l’entreprise

Comment gérer les budgets dans un contexte de FNP ?

Régies, prestations intellectuelles, tickets SAV… Autant de prestations basées sur des estimations,susceptibles d’être facturées en retard, et donnant lieu à...
Read More
Comment gérer les budgets dans un contexte de FNP ?

Charge constatée d’avance: Comment optimiser leur traitement malgré une facturation sur plusieurs années ?

Dans l’entreprise, les charges constatées d’avance (CCA) sont des charges pluriannuelles (étalées sur plusieurs années) : contrats de maintenance, nettoyage et...
Read More
Charge constatée d’avance: Comment optimiser leur traitement malgré une facturation sur plusieurs années ?

Comprendre le cut off en 5 points clés

Eyespenses vous propose de réviser les fondamentaux.   Le cut off comptable fait partie intégrante de la clôture des comptes. Il...
Read More
Comprendre le cut off en 5 points clés

Comment gérer les Factures Non parvenues (FNP) en comptabilité

Toute dépense effectuée par l’entreprise doit être enregistrée en comptabilité, même lorsque la facture n’est pas encore disponible. La question...
Read More
Comment gérer les Factures Non parvenues (FNP) en comptabilité

Techniques de la révision comptable et Fast Close

Agir sur les techniques de la révision comptable permet de faire du fast close pour améliorer la compétitivité de l’entreprise...
Read More
Techniques de la révision comptable et Fast Close

Comment mettre en place le fast close en entreprise ?

Etapes et bonnes pratiques De plus en plus d’entreprises souhaitent mettre en place le fast close pour gagner en compétitivité....
Read More
Comment mettre en place le fast close en entreprise ?

Comment choisir un outil qui augmente réellement la productivité comptable ?

L’automatisation des fonctions comptable et achat génère de nouvelles sources de productivité pourl’entreprise, à condition de choisir un outil adapté....
Read More
Comment choisir un outil qui augmente réellement la productivité comptable ?

Comment accélérer la gestion des FNP et CCA ?

Gestion des FNP et CCA : Comment accélérer leur traitement La gestion des Factures Non Parvenues (FNP) et des Charges...
Read More
Comment accélérer la gestion des FNP et CCA ?

Comment accélérer la clôture des comptes ?

Le processus déployé pour accélérer la clôture des comptes s’appelle le processus de fast close ou fast closing. Pourquoi les...
Read More
Comment accélérer la clôture des comptes ?