Vous trouverez sur cette page les principales questions posées sur notre application. 

Si nous ne répondons pas à votre question, posez là en cliquant ici.

Nous nous ferons un plaisir d’y répondre.

FAQ Eyespenses

Eyespenses s’adresse aux entreprises, mais aussi aux administrations ayant en projet ou mise en place une comptabilité analytique

Vous traitez un volume important de factures fournisseurs de biens et de services et vous souhaitez optimiser le suivi comptable des factures de prestations de services (maintenances, prestations basées sur des estimations, travaux…).

Vous désirez éditer et fiabiliser rapidement des états financiers en clôture (Fast Close), mais aussi à plusieurs reprises au cours de l’exercice comptable pour alimenter les données des reportings financiers.

Le contrôle permanent des dépenses au regard du budget, est alimenté par les données de la comptabilité.

Cependant, des factures présentes dans les comptes perturbent les mises à jour des dépenses de l’année pour les reportings financiers des achats.

  • Des factures à reporter sur des exercices comptables suivants (une maintenance, une location payable d’avance pour l’année prochaine…)
  • Des factures reçues après la clôture des comptes (une prestation réalisée ou un bien livré en décembre et la facture reçue en janvier…)

Ces factures feront l’objet de régularisation en clôture, mais les travaux et les écritures d’inventaires sont chronophages et mobilisent les directions financières et les directions opérationnelles pour les réaliser au fil de l’eau.

L’absence de gestion des écritures d’inventaires avant et après la clôture, entraîne un retraitement permanent de la comptabilité pour les mises à jour des reportings financiers de l’année. Ces opérations, quand elles sont réalisées manuellement, peuvent entraîner des erreurs d’interprétation dans les comptes par les services comptables ou du contrôle de gestion.

Les factures reçues en avance ou en retard dans la comptabilité, perturbent les mises à jour des reportings financiers et sont chronophages pour les régulariser en clôture.

Le meilleur moyen d’analyser les charges en comptabilité est de rattacher au fil de l’eau, les dépenses au bon exercice comptable.

Nous vous proposons une solution logicielle orientée sur les données du Cut off des commandes et des factures tout en restant en cohérence avec votre système d’information comptable habituel.

Vous pourrez, comme d’habitude, réconcilier les factures reçues des fournisseurs avec les commandes, mais en y intégrant les données du Cut off obtenues grâce à notre outil. 

Ainsi, vous facilitez le suivi financier de tous les achats, et accélérez les clôtures comptables.

Un des principes fondamentaux en comptabilité, c’est que vous devez rattacher les charges et les produits à l’exercice comptable auquel ils se rapportent.

Le Cut off représente la séparation des exercices comptables et concerne pour les charges :

  • Une prestation payée d’avance (une maintenance, un abonnement…) à rattacher, à une ou plusieurs années suivantes (CCA)
  • Une prestation réalisée ou un bien livré sur l’année dont la facture n’est pas encore parvenue à la clôture (FNP)

Les écritures associées en comptabilité aux opérations de Cut off pour les charges sont :

  • Les Charges Constatées d’Avance (CCA) 
  • Les Factures Non Parvenues (FNP).

Au cours d’un exercice comptable, vous pouvez recevoir de la part des fournisseurs, des factures en avance (CCA) ou à l’inverse des factures en retard (FNP). 

Des écritures sont nécessaires pour les régulariser à la clôture :

Une charge constatée d’avance (CCA) est une charge à rattacher à un ou plusieurs exercices suivants comme une facture pluriannuelle comptabilisée sur l’exercice.

  • Un contrat de maintenance de 3 ans associé à l’achat d’un matériel, est réparti d’après son coût annuel sur l’exercice et sur les deux exercices suivants si la facture est payée d’avance.

Une facture non parvenue (FNP) est une facture que vous n’avez pas reçue avant la clôture, mais la charge est à rattacher à l’exercice. 

  • Une prestation d’un consultant du mois de décembre dont vous n’avez pas reçu la facture sera estimée en clôture d’après le bon de commande, le relevé d’activité, le service opérationnel…

Si la facture n’a toujours pas été réceptionnée l’année suivante, la FNP est reprise à la prochaine clôture ou annulée si la mission n’a finalement pas eu lieu.

Ces écritures ont un impact sur le compte de résultat d’une entreprise et de fait, sur l’impôt sur les bénéfices si les écritures de régularisation ne sont pas réalisées à la clôture des comptes.

Les locations, les abonnements et les maintenances :

Ces factures, souvent payées d’avance, sont à identifier afin de déterminer le coût annuel du service jusqu’au terme du contrat.

  • Les contrats de maintenance pluriannuels, privilégiés par les clients en raison des remises souvent consenties par les fournisseurs quand elles sont associées à l’achat d’un matériel ou d’un logiciel.
  • Le contrat est généralement renouvelé automatiquement à l’issue de la période initiale.
Les prestations basées sur des estimations (forfaits en régie, SAV par tickets…) :

Les écarts de facturation avec les prévisions sont à identifier et à analyser en permanence afin d’actualiser le coût mensuel, annuel et final.

  • Les forfaits en régie font l’objet de factures mensuelles au temps passé. Les factures complémentaires comme les astreintes ou les heures supplémentaires ne sont pas forcément comprises dans l’enveloppe budgétaire du projet.
  • Ces prestations font généralement l’objet de comités de pilotage réguliers pour rendre les arbitrages techniques et financiers nécessaires à la conduite du projet.

Les événements, liés à ces achats, seront également à régulariser dans la comptabilité à la clôture des comptes de l’exercice comptable.

Oui, nous avons commencé à développer Eyespenses pour les prestations qui imposent une analyse plus fine pour la comptabilité et les reportings financiers.

Eyespenses a été adaptée par la suite à l’ensemble des factures que traitent les entreprises ou les administrations.

Vous pourrez suivre toutes vos charges liées aux achats de biens et de services.

Avec Eyespenses, un Cut off automatique est calculé d’après les dates de début et de fin des données de vos bons de commande que vous pourrez réajuster si nécessaire.

Vous rapprochez les factures reçues des fournisseurs avec les commandes comme vous le faites habituellement sauf que la démarche est effectuée à partir des données des commandes d’Eyespenses.

Quand c’est fait, Eyespenses renvoie dans vos systèmes habituels, les données nécessaires à la validation, la comptabilisation et au paiement des factures.

Ensuite, il y a du code et des algorithmes pour éliminer les missions à faible valeur ajoutée et vous simplifier les analyses dans des modules dédiés :

  • Le suivi analytique des commandes et des factures
  • La fiabilisation des données avec votre système d’information comptable
  • Le suivi budgétaire et comptable des écritures de clôture

Vous êtes en avance sur les charges de la comptabilité de l’exercice :

  • Les factures sont pré-comptabilisées dans Eyespenses sur les bons exercices même si elles ne sont pas encore validées et comptabilisées dans votre système d’information comptable.
  • Les retraitements manuels sont évités dans votre comptabilité pour identifier les écritures des Charges d’Avance (CCA) et des Factures Non Parvenues (FNP).

Vous maîtrisez vos dépenses et vous gagnez du temps sur vos reportings :

Vous facilitez et accélérez la clôture de l’exercice comptable : 

Il arrive d’avoir des décalages de facturation entre le nombre de jours estimé d’une mission d’un consultant et le nombre de jours qu’il a effectivement réalisé.

Les écarts sont identifiés et isolés dès que vous avez effectué le rapprochement d’une facture reçue d’un fournisseur avec la commande.

Les factures ne sont jamais bloquées dans Eyespenses pour cette raison et vous pouvez les envoyer en validation.

Il arrive d’oublier de faire une commande pour une dépense et de ne pas la régulariser quand on reçoit la facture.

Vous pouvez envoyer en validation une facture sans commande après avoir renseigné les données nécessaires à l’identification de la charge.

Néanmoins, nous vous conseillons d’établir un maximum de bons de commande afin d’anticiper vos dépenses dans Eyespenses.

Oui, vous pouvez effectuer des clôtures comptables mensuelles avec Eyespenses.

Quels que soient vos processus organisationnels, vous disposez à tout moment d’une situation comptable fiable et à jour.

Bien entendu, vous pourrez effectuer vos clôtures par trimestre, semestre…

Eyespenses est indépendant, mais reste connecté à votre système d’information.

La qualité des données est contrôlée automatiquement dans un module dédié à partir de la comptabilité analytique pour identifier les écarts avec votre système d’information comptable habituel.

Les corrections des factures et les mises à jour des commandes sont réalisées en temps réel et en toute simplicité dans Eyespenses. 

Vous envoyez par la suite les régularisations nécessaires (OD*) vers votre système d’information comptable, assisté par le contrôle automatique des données d’Eyespenses.

*Opérations Diverses (OD) : Ecritures de régularisation d’une clé comptable vers une autre en cas d’erreur par exemple.

Non, au contraire, les données sont transverses, et l’avantage, c’est qu’elles sont compréhensibles et lisibles par tous les acteurs de l’entreprise.

Eyespenses améliore les relations entre les directions opérationnelles et financières.

Au quotidien :

  • C’est un outil de pilotage des dépenses partagé par la direction financière sous la responsabilité des directions opérationnelles. 

En clôture : 

  • La mission d’un opérationnel se limite à valider ou à modifier le prévisionnel automatique des commandes de l’exercice dans Eyespenses.
  • À partir de ce prévisionnel, la direction financière assure la comptabilisation des écritures des Factures Non Parvenues (FNP).

Eyespenses pourra être utilisée en mode SaaS (Software as a Service) ou sera installée sur vos serveurs (On Premise).

Nous proposerons des abonnements mensuels par utilisateur et par rôle (admin, finances, opérations).

La sortie de la première version est prévue dans le courant du 1er semestre 2022.

En attendant, n’hésitez pas à nous envoyer un message pour nous demander une démonstration et nous nous ferons un plaisir de vous présenter la solution Eyespenses.