Vous trouverez sur cette page les principales questions posées sur notre application.
Si nous ne répondons pas à votre question, posez là en cliquant ici.
Nous nous ferons un plaisir d’y répondre.
Eyespenses s’adresse aux entreprises, mais aussi aux administrations ayant en projet ou mise en place une comptabilité analytique.
Vous traitez un volume important de factures fournisseurs de biens et de services et vous souhaitez optimiser le suivi comptable des factures de prestations de services (maintenances, prestations basées sur des estimations, travaux…).
Vous désirez éditer et fiabiliser rapidement des états financiers en clôture (Fast Close), mais aussi à plusieurs reprises au cours de l’exercice comptable pour alimenter les données des reportings financiers.
Nous avons développé un logiciel en mode SaaS ayant pour objectif de calculer et de restituer les charges par période budgétaire rattachées à un exercice comptable dans les modules comptables des ERP.
Les principaux processus d’Eyespenses sont les suivants :
- Répartir les lignes de commande pluriannuelles de l’ERP par année à l’aide d’un Cut-Off automatisé
- Rapprocher les factures aux lignes de commande réparties par année pour un rattachement au budget annuel précis
- Identifier les CCA et les FNP gérées dans des modules dédiés à la clôture comptable
- Envoyer à l’ERP, les écritures de comptabilisation des factures fournisseurs et les écritures de clôture, par période budgétaire
Ainsi, vous facilitez l’analyse des charges pendant tout le long de l’année et vous réduisez les délais de clôture des comptes.
Avec Eyespenses, le montant HT d’une ligne de commande pluriannuelle est réparti en lignes annuelles selon son prorata à l’aide d’un Cut off automatique. Cette répartition est réalisée d’après les dates de début et de fin de la ligne de commande identifiant ainsi les engagements de dépenses par budget annuel que vous pourrez réajuster si nécessaire.
Vous contrôlez et vous rapprochez la facture reçue du fournisseur avec la commande comme vous le faites habituellement sauf que contrairement aux outils habituels, le montant HT de la facture est rattaché aux lignes de commande réparties par année pour une intégration précise au budget annuel.
Quand c’est fait, Eyespenses renvoie vers l’ERP, les écritures de comptabilisation de la facture par période budgétaire et les données nécessaires au paiement du fournisseur.
Ces opérations sont réalisées sur l’ensemble des lignes de commandes de l’ERP et des factures reçues des fournisseurs.
Ensuite, il y a du code et des algorithmes pour éliminer les missions à faible valeur ajoutée et vous simplifier les analyses dans des modules dédiés :
- Les données analytiques annualisées des commandes et des factures pour les mises à jour budgétaires
- Le suivi budgétaire et comptable des FNP et des CCA
- Le contrôle qualité des données
1 – Le cut-Off automatique des commandes, réalisé d’après les dates de début et de fin de l’ensemble des lignes de commandes de votre ERP identifie clairement les engagements de dépenses par période budgétaire.
2 – Le rattachement instantané des factures au budget annuel simplifie tout au long de l’année, le contrôle permanent du réalisé par axe analytique pour les mises à jour des reportings et du budget annuel.
3 – Les écritures comptables générées automatiquement par période budgétaire et intégrées dans votre ERP assurent une vision optimale des charges rattachées à un exercice comptable. Imaginez un instant votre grand livre capable de filtrer instantanément les charges rattachées au budget annuel sans même réaliser de clôture comptable !
4 – Les modules de Fast Close d’Eyespenses vous font gagner un temps précieux en clôture sur la réalisation des écritures de Factures Non Parvenues et des Charges Constatées d’Avance générées automatiquement par période budgétaire.
Oui, vous pouvez créer une ligne mensuelle rattachée à la ligne de commande annuelle quand vous rapprochez la facture avec la commande.
Ce qui facilite les clôtures mensuelles pour certaines prestations.
Oui, vous pouvez créer une ligne « extra » pour isoler l’écart de facturation avec la ligne de commande annuelle ou mensuelle quand vous rapprochez la facture avec la commande.
La ligne « extra » pourra être prise en compte dans le calcul des FNP ou des CCA pour la clôture.
Un des principes fondamentaux en comptabilité, c’est que vous devez rattacher les charges et les produits à l’exercice comptable auquel ils se rapportent.
Le Cut off représente la séparation des exercices comptables et concerne pour les charges :
- Une prestation payée d’avance (une maintenance, un abonnement…) à rattacher, à une ou plusieurs années suivantes (CCA)
- Une prestation réalisée ou un bien livré sur l’année dont la facture n’est pas encore parvenue à la clôture (FNP)
Les écritures associées en comptabilité aux opérations de Cut off pour les charges sont :
- Les Charges Constatées d’Avance (CCA)
- Les Factures Non Parvenues (FNP).
Au cours d’un exercice comptable, vous pouvez recevoir de la part des fournisseurs, des factures en avance (CCA) ou à l’inverse des factures en retard (FNP).
Des écritures sont nécessaires pour les régulariser à la clôture :
Une charge constatée d’avance (CCA) est une charge à rattacher à un ou plusieurs exercices suivants comme une facture pluriannuelle comptabilisée sur l’exercice.
- Un contrat de maintenance de 3 ans associé à l’achat d’un matériel, est réparti d’après son coût annuel sur l’exercice et sur les deux exercices suivants si la facture est payée d’avance.
Une facture non parvenue (FNP) est une facture que vous n’avez pas reçue avant la clôture, mais la charge est à rattacher à l’exercice.
- Une prestation d’un consultant du mois de décembre dont vous n’avez pas reçu la facture sera estimée en clôture d’après le bon de commande, le relevé d’activité, le service opérationnel…
Si la facture n’a toujours pas été réceptionnée l’année suivante, la FNP est reprise à la prochaine clôture ou annulée si la mission n’a finalement pas eu lieu.
Le contrôle permanent des dépenses au regard du budget, est alimenté par les données de la comptabilité.
Cependant, des factures présentes dans les comptes perturbent les mises à jour des dépenses de l’année pour les reportings financiers des achats.
- Des factures à reporter sur des exercices comptables suivants (une maintenance, une location payable d’avance pour l’année prochaine…)
- Des factures reçues après la clôture des comptes (une prestation réalisée ou un bien livré en décembre et la facture reçue en janvier…)
Ces factures feront l’objet de régularisation en clôture, mais les travaux d’inventaires et les écritures pour les réaliser dans la comptabilité sont chronophages et mobilisent les directions financières et les directions opérationnelles.
Ces lignes d’écritures de clôture qui régularisent les achats d’une année précédente ou d’années suivantes, doivent être isolées dans la comptabilité afin de déterminer les dépenses d’une année cible pour les mises à jour des reportings financiers ou du budget annuel.
Ces retraitements réalisés manuellement à partir de la comptabilité, peuvent entraîner des erreurs d’interprétation dans les comptes par les services comptables ou du contrôle de gestion.
Les locations, les abonnements et les maintenances :
Ces factures, souvent payées d’avance, sont à identifier afin de déterminer le coût annuel du service jusqu’au terme du contrat.
- Les contrats de maintenance pluriannuels, privilégiés par les clients en raison des remises souvent consenties par les fournisseurs quand elles sont associées à l’achat d’un matériel ou d’un logiciel.
- Le contrat est généralement renouvelé automatiquement à l’issue de la période initiale.
Les prestations basées sur des estimations (forfaits en régie, SAV par tickets…) :
Les écarts de facturation avec les prévisions sont à identifier et à analyser en permanence afin d’actualiser le coût mensuel, annuel et final.
- Les forfaits en régie font l’objet de factures mensuelles au temps passé. Les factures complémentaires comme les astreintes ou les heures supplémentaires ne sont pas forcément comprises dans l’enveloppe budgétaire du projet.
- Ces prestations font généralement l’objet de comités de pilotage réguliers pour rendre les arbitrages techniques et financiers nécessaires à la conduite du projet.
Les événements, liés à ces achats, seront également à régulariser dans la comptabilité à la clôture des comptes de l’exercice comptable.
Oui, nous avons commencé à développer Eyespenses pour les prestations qui imposent une analyse plus fine pour la comptabilité et les reportings financiers.
Eyespenses a été adaptée par la suite à l’ensemble des factures que traitent les entreprises ou les administrations.
Vous pourrez suivre toutes vos charges liées aux achats de biens et de services.
Il arrive d’oublier de faire une commande pour une dépense et de ne pas la régulariser quand on reçoit la facture.
Vous pouvez envoyer en validation une facture sans commande après avoir renseigné les données nécessaires à l’identification de la charge.
Néanmoins, nous vous conseillons d’établir un maximum de bons de commande afin d’anticiper vos dépenses dans Eyespenses.
Eyespenses est indépendant, mais reste connecté à votre système d’information.
La qualité des données est contrôlée automatiquement dans un module dédié à partir de la comptabilité analytique pour identifier les écarts avec votre système d’information comptable habituel.
Les corrections des factures et les mises à jour des commandes sont réalisées en temps réel et en toute simplicité dans Eyespenses.
Vous envoyez par la suite les régularisations nécessaires (OD*) vers votre système d’information comptable, assisté par le contrôle automatique des données d’Eyespenses.
*Opérations Diverses (OD) : Ecritures de régularisation d’une clé comptable vers une autre en cas d’erreur par exemple.
Non, au contraire, les données sont transverses, et l’avantage, c’est qu’elles sont compréhensibles et lisibles par tous les acteurs de l’entreprise.
Eyespenses améliore les relations entre les directions opérationnelles et financières.
Au quotidien :
- C’est un outil de pilotage des dépenses partagé par la direction financière sous la responsabilité des directions opérationnelles.
En clôture :
- La mission d’un opérationnel se limite à valider ou à modifier le prévisionnel automatique des commandes de l’exercice dans Eyespenses.
- À partir de ce prévisionnel, la direction financière assure la comptabilisation des écritures des Factures Non Parvenues (FNP).
Eyespenses pourra être utilisée en mode SaaS (Software as a Service) ou sera installée sur vos serveurs (On Premise).
Nous proposerons des abonnements mensuels par utilisateur et par rôle (admin, finances, opérations).
La sortie de la première version est prévue dans le courant du 1er semestre 2022.