Premier semestre 2022
Pourquoi associer Eyespenses à votre ERP pour les achats ?
Problèmes :
En comptabilité, les erreurs d’affectation, la perte de temps à identifier les écritures de régularisation passées (FNP – Factures Non Parvenues) et futures (CCA – Charges Constatées d’Avance) génèrent des irritants :
- Les directions financières éprouvent des difficultés à aligner vision budgétaire et vision comptable
- Les opérationnels peuvent mal interpréter la comptabilité
Solution : Identifier et produire automatiquement les écritures passées (FNP) et futures (CCA)
Ces écritures identifiées facilitent le suivi des dépenses de l’exercice en cours.
Eyespenses réalise l’ajustement de l’engagé et la réaffectation des coûts pour les tableaux de bord financiers.
Elle permet aux équipes d’identifier la linéarité et les glissements dans le temps des opérations les plus en amont du processus achat.
Problèmes :
Les opérationnels sont en permanence sollicités par les directions financières pour la saisie des réceptions des commandes. Cette opération est l’élément pivot pour la validation et la comptabilisation des factures dans l’ERP.
Les directions financières contrôlent en permanence, au sein de l’ERP, la saisie des réceptions par l’opérationnel.
Solution : Pivoter sur la facture en cas d’absence de saisie des réceptions
À partir des données de factures, Eyespenses est capable de reconstituer et de renvoyer les données des réceptions* non saisies dans le module de l’ERP. Il évite la saisie manuelle.
*Fonctionnalité utile pour les administrations et les établissements publics où la saisie des réceptions (« service fait ») fait partie des procédures les plus chronophages pour les opérations et la finance.
Problèmes :
Les services financiers dépendent des services opérationnels pour la mise à jour du prévisionnel des commandes.
Les opérationnels ont des difficultés à définir un prévisionnel de dépenses de l’exercice comptable à clôturer, notamment concernant les commandes pluriannuelles.
Solution : Éliminer les irritants entre l’opérationnel et la finance
Eyespenses digitalise les processus de clôture. Il permet le partage des données entre l’opérationnel et la finance via un infocentre de l’information financière fiabilisée et enrichie (puits de données, datawarehouse). De fait, il génère une grande agilité dans les processus impliquant opérationnel et finance.
Problèmes :
La finance ne dispose pas dans l’ERP, ni des charges réparties par exercice budgétaire, ni des opérations en cours de validation.
Elle doit se cantonner à l’analyse des données de l’exercice comptable uniquement validées pour se projeter.
Solution : Identifier toutes les opérations en temps réel
Eyespenses dispose de filtres intelligents pour trier toutes les opérations validées ou en cours : par exercice budgétaire, par centre de coût… De fait, Eyespenses identifie en temps réel les factures validées et en cours de validation. Il offre une projection fiable des achats, et ce tout au long de l’exercice. Il est un outil de pilotage au quotidien.
Pourquoi choisir Eyespenses ?
Eyespenses suit le processus de l’ERP, mais ses fonctionnalités ne sont pas incluses dans l’ERP, ce qui préserve la légalité des données de l’entreprise.
Eyespenses est en conformité avec les processus légaux.
Comment fonctionne Eyespenses : 4 étapes simples
Étape 1/4 – Intégration des données commandes de l’ERP
Cut-Off automatique
Vos données de commandes validées dans l’ERP sont intégrées dans Eyespenses.
La fonctionnalité automatique de « Cut-Off » fonctionne d’après les dates de début et de fin indiquées sur les commandes.
Les données sont splittées en autant d’exercices budgétaires (engagement budgétaire) que de lignes de commandes.
Gestion et réajustement de l’engagé budgétaire
Vos projets ont pris du retard ou de l’avance ? C’est ok avec Eyespenses : vous réajustez les montants engagés par année d’exercice budgétaire.
Étape 2/4 – Intégration des données factures dans Eyespenses
Intégration des factures fournisseurs
Les données des factures sont intégrées à partir de votre portail fournisseur.
Eyespenses assure le rapprochement des factures avec les commandes. Ainsi, il réalise plusieurs missions pour le financier :
- Enrichir les données ignorées dans l’ERP (année d’exercice budgétaire, mois de réalisation…)
- Repérer et isoler les écarts avec les commandes
- Reconstituer les réceptions si elles n’ont pas été réalisées manuellement
- Identifier les Charges Constatées d’Avance (CCA) en temps réel
Étape 3/4 – Rapprochement des factures avec les commandes et enrichissement des données
Rapprochement des factures avec les commandes
Eyespenses n’interfère pas avec le fonctionnement de l’ERP : les factures restent payées et comptabilisées dans l’ERP.
Gestion des écarts avec les commandes
Les écarts sur les factures et les commandes sont isolés et identifiés pour le pilotage financier ou la clôture de l’exercice comptable.
Gestion des réceptions (service fait)
Selon vos processus organisationnels, les réceptions qui ont été reconstituées par Eyespenses vers l’ERP sont :
- Envoyées aux opérationnels sous forme de relance avant rapprochement de la facture
- Régularisées dans l’ERP (si validation de la facture sans saisie de la réception)
Gestion et calcul des Charges Constatées d’Avance (CCA)
L’identification des Charges Constatées d’Avance (CCA) est réalisée au moment du rapprochement des factures avec les commandes. Elles sont automatiquement prêtes à l’envoi vers l’ERP.
Un module Eyespenses assure le suivi budgétaire et comptable des Charges Constatées d’Avance (CCA).
Étape 4/4 – Données transformées et contrôlées pour le pilotage financier des achats
Gestion et réaffectation des dépenses
Grâce aux données enrichies Eyespenses, vous disposez de filtres puissants pour analyser, en temps réel, les dépenses validées ou en cours de validation.
En cas d’erreur d’affectation sur une commande, il suffit d’un clic pour qu’Eyespenses réaffecte les factures au bon centre de coût ou au bon exercice (sélectionner la ligne de commande concernée)
Contrôle qualité des données
Les données Eyespenses sont contrôlées en permanence avec celles de l’ERP. Ce processus automatique permet de :
- Rester en cohérence avec la Comptabilité Générale
- Identifier les OD à envoyer vers l’ERP
Prévisionnel automatique ou manuel des commandes
D’après les factures reçues sur la commande, un prévisionnel automatique est proposé à l’opérationnel pour chaque exercice budgétaire. L’équipe peut, à tout moment, valider ou corriger le prévisionnel dans un module dédié.
Une fois validée, ces données sont utilisées pour :
- Calculer les Factures Non Parvenues (FNP) et automatiquement prêtes à l’envoi vers l’ERP
- Assurer le suivi budgétaire et comptable des Factures Non Parvenues (FNP)
- Faciliter les échanges entre les opérations et la finance
Écritures comptables
Les écritures de comptabilisation des factures et de clôture (FNP et CCA) générées automatiquement par exercice budgétaire, sont envoyées dans les modules comptables d’un ERP.
Contactez nous si vous souhaitez accélérer vos clôtures comptables et simplifier vos processus achats !
RAD : Reconnaissance automatique de documents
ROC : Reconnaissance optique de caractères
EDI : Echanges de données informatisées
Gl : Grand livre comptable
FNP : Factures non parvenues
CCA : Charges Constatées d’avance
OD : Opération diverses