Eyespenses vous propose de réviser les fondamentaux.  

Le cut off comptable fait partie intégrante de la clôture des comptes. Il s’agit d’un processus récurrent au sein des services comptables et financiers, c’est pourquoi il est indispensable d’en saisir les tenants et les aboutissants. 

Voici les 5 points à connaître pour maîtriser le cut off comptable. 

Règle numéro 1. Qu’est-ce que le cut off comptable : la définition simple

Le cut-off comptable (coupure en anglais) désigne la mission de séparation des exercices. Celle-ci consiste à rattacher les produits et les charges au bon exercice comptable. 

Définition du cut off dans les textes

La définition officielle du cut off comptable a été donnée par l’arrêté du 11.01.1990. La voici : le cut off désigne « les procédures utilisées à l’arrêté des comptes pour affecter de façon fiable et cohérente à chaque exercice les opérations dont l’exécution est proche de la date de clôture. » On parle de procédure de cut off, mais on peut aussi l’appeler « test de cut off ».

Règle numéro 2. Pourquoi faire du cut off dans une entreprise ? 

Le cut-off intervient dans un contexte où les services comptables de l’entreprise sont tenus de respecter trois principes de base en comptabilité : 

  • le principe d’indépendance des exercices 
  • le principe de transmission sincère et fidèle des comptes de l’entreprise 
  • le principe de continuité de l’exploitation 

Règle numéro 3. Quand faut-il faire un cut off comptable 

Vous réalisez un cut off à l’occasion de la clôture des comptes, plus exactement lors de la mission de révision comptable.

Vous pouvez faire des cut off intermédiaires à d’autres occasions, notamment lors d’un audit ou encore si vous produisez des états financiers à plusieurs reprises en cours d’exercice comptable. 

Règle numéro 4. Comment faire le cut off comptable 

Pour faire un cut off, vous vérifiez que les achats et les ventes de l’entreprise sont imputés au bon exercice comptable. 

Étape 1 : Vous passez en revue les journaux de vente et d’achat des mois précédents et des mois suivants la date de cut off, généralement à la date de clôture de l’exercice (durée totale analysée : variable selon le délai durant lequel un test de cut off n’a pas été réalisé -> La durée totale analysée peut porter sur tout ou partie de l’exercice comptable).   

Étape 2 : Vous confrontez les écritures à leur pièce justificative = Vous vérifiez que la date de comptabilisation correspond à la date de réalisation ou de livraison de la prestation ou à la date de réception du bien.  

Profitez-en pour vérifier également les mouvements de stocks afférents aux différentes opérations que vous passez en revue. 

Étape 3 : Au cours de l’étape de 2, vous réalisez un travail d’inventaire, c’est-à-dire que vous inventoriez les erreurs d’écritures, les incohérences et les manquements. Vous passez les écritures d’inventaire à l’issue de ces travaux : 

  • Produits Constatés d’Avance (PCA)
  • Charges Constatées d’Avance (CCA)
  • Factures à établir (FAE) 
  • Factures non parvenues (FNP)

Étape 4 : Vous récupérez les factures et les pièces justificatives manquantes. 

Étape 5 : Vous extournez les écritures d’inventaire à la date d’ouverture de l’exercice suivant. 

Pour aller plus loin, lisez notre article « Comment gérer (et comptabiliser) les factures non parvenues »

Règle numéro 5. Le cut off comptable, et après ? 

Le test de cut off finalisé, vous obtenez une vision des flux non encore encaissés et des flux qui seront bientôt décaissés (exercice N+1). Vos états financiers sont à jour, reflétant une image sincère et fidèle des comptes de l’entreprise à l’instant T, permettant les prises de décisions stratégiques adaptées à la réalité financière de l’organisation. 

Le cut off comptable aide également à la réalisation d’un prévisionnel des budgets pour le service des achats. 

Exemple d’opérations faisant l’objet d’un cut off

Exemple pour une charge constatée d’avance (CCA) :

Une facture reçue le 10 juillet 2021 d’un montant de 4 500 euros HT pour une maintenance démarrant du 1er juillet 2021 au 31 décembre 2022.

La charge est comptabilisée en juillet 2021 pour sa totalité soit 4 500 euros. Or, en réalité, la charge doit être répartie sur 2 exercices comptables distincts :

  • 1 500 euros en 2021 Du 1er juillet au 31 décembre 2021
  • 3 000 euros en 2022 Du 1er janvier au 31 décembre 2022 (Charges Constatées d’Avance)
L’écriture en comptabilité pour les charges constatées d’avance (CCA) sera la suivante :
  • Le 10 juillet 2021 : La totalité de la charge est comptabilisée sur l’exercice 2021 par le débit du compte 615 et le crédit du compte 401 -> soit 4 500 euros.
  • Le 31 décembre 2021 : La charge de 2022 est neutralisée dans la comptabilité par le débit du compte 486 et le crédit du compte 615 -> soit 3 000 euros.
  • Le 1er janvier 2022 : Le montant de la charge correspondant à l’exercice 2022 est constaté en inversant l’écriture du 31 décembre 2021 par le crédit du compte 486 et le débit du compte 615 -> soit 3 000 euros

Ce que fait Eyespenses pour les services comptables et financiers 

Eyespenses est un logiciel de fast close. Il effectue de manière automatique les travaux d’inventaire des achats dans le cadre du cut off comptable. Plus exactement, Eyespenses : 

  • identifie les Factures Non Parvenue qui seront à régulariser à l’année N+1
  • calcule les CCA – Charges Constatées d’Avance
  • calcule le prévisionnel des achats / prévisionnel des commandes

Pour réaliser ces missions d’inventaire de manière automatique tout en préservant les données comptables et financières de l’entreprise, le logiciel Eyespenses se connecte à l’ERP sans intervenir dans son fonctionnement. Toutes les données et toutes les analyses d’Eyespenses sont proposées dans un module indépendant. Elles nécessitent une validation « humaine » pour s’intégrer aux éléments comptables et financiers de l’ERP. 

Grâce à ses fonctionnalités liées au cut off, Eyepenses accélère le processus de révision comptable. Il accélère la clôture des comptes. Il est un outil indispensable pour mettre en place une démarche de fast close dans l’entreprise. 

Vous êtes DAF ou décideur et vous voulez accélérer le traitement des données comptables de votre organisation ? Contactez-nous pour : 

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