Sep 2021
Eyespenses vous propose de réviser les fondamentaux.
Le cut off comptable fait partie intégrante de la clôture des comptes. Il s’agit d’un processus récurrent au sein des services comptables et financiers, c’est pourquoi il est indispensable d’en saisir les tenants et les aboutissants.
Voici les 5 points à connaître pour maîtriser le cut off comptable.
Le cut-off comptable (coupure en anglais) désigne la mission de séparation des exercices. Celle-ci consiste à rattacher les produits et les charges au bon exercice comptable.
Définition du cut off dans les textes
La définition officielle du cut off comptable a été donnée par l’arrêté du 11.01.1990. La voici : le cut off désigne « les procédures utilisées à l’arrêté des comptes pour affecter de façon fiable et cohérente à chaque exercice les opérations dont l’exécution est proche de la date de clôture. » On parle de procédure de cut off, mais on peut aussi l’appeler « test de cut off ».
Le cut-off intervient dans un contexte où les services comptables de l’entreprise sont tenus de respecter trois principes de base en comptabilité :
Vous réalisez un cut off à l’occasion de la clôture des comptes, plus exactement lors de la mission de révision comptable.
Vous pouvez faire des cut off intermédiaires à d’autres occasions, notamment lors d’un audit ou encore si vous produisez des états financiers à plusieurs reprises en cours d’exercice comptable.
Pour faire un cut off, vous vérifiez que les achats et les ventes de l’entreprise sont imputés au bon exercice comptable.
Étape 1 : Vous passez en revue les journaux de vente et d’achat des mois précédents et des mois suivants la date de cut off, généralement à la date de clôture de l’exercice (durée totale analysée : variable selon le délai durant lequel un test de cut off n’a pas été réalisé -> La durée totale analysée peut porter sur tout ou partie de l’exercice comptable).
Étape 2 : Vous confrontez les écritures à leur pièce justificative = Vous vérifiez que la date de comptabilisation correspond à la date de réalisation ou de livraison de la prestation ou à la date de réception du bien.
Profitez-en pour vérifier également les mouvements de stocks afférents aux différentes opérations que vous passez en revue.
Étape 3 : Au cours de l’étape de 2, vous réalisez un travail d’inventaire, c’est-à-dire que vous inventoriez les erreurs d’écritures, les incohérences et les manquements. Vous passez les écritures d’inventaire à l’issue de ces travaux :
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Étape 4 : Vous récupérez les factures et les pièces justificatives manquantes.
Étape 5 : Vous extournez les écritures d’inventaire à la date d’ouverture de l’exercice suivant.
Pour aller plus loin, lisez notre article « Comment gérer (et comptabiliser) les factures non parvenues »
Le test de cut off finalisé, vous obtenez une vision des flux non encore encaissés et des flux qui seront bientôt décaissés (exercice N+1). Vos états financiers sont à jour, reflétant une image sincère et fidèle des comptes de l’entreprise à l’instant T, permettant les prises de décisions stratégiques adaptées à la réalité financière de l’organisation.
Le cut off comptable aide également à la réalisation d’un prévisionnel des budgets pour le service des achats.
Exemple d’opérations faisant l’objet d’un cut off
Exemple pour une charge constatée d’avance (CCA) :
Une facture reçue le 10 juillet 2021 d’un montant de 4 500 euros HT pour une maintenance démarrant du 1er juillet 2021 au 31 décembre 2022.La charge est comptabilisée en juillet 2021 pour sa totalité soit 4 500 euros. Or, en réalité, la charge doit être répartie sur 2 exercices comptables distincts :
Eyespenses est un logiciel de fast close. Il effectue de manière automatique les travaux d’inventaire des achats dans le cadre du cut off comptable. Plus exactement, Eyespenses :
Pour réaliser ces missions d’inventaire de manière automatique tout en préservant les données comptables et financières de l’entreprise, le logiciel Eyespenses se connecte à l’ERP sans intervenir dans son fonctionnement. Toutes les données et toutes les analyses d’Eyespenses sont proposées dans un module indépendant. Elles nécessitent une validation « humaine » pour s’intégrer aux éléments comptables et financiers de l’ERP.
Grâce à ses fonctionnalités liées au cut off, Eyepenses accélère le processus de révision comptable. Il accélère la clôture des comptes. Il est un outil indispensable pour mettre en place une démarche de fast close dans l’entreprise.
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