Dans cet article, nous analysons les bienfaits du fast close sur le fonctionnement de votre organisation. Nous pensons en effet qu’une démarche de fast close améliore l’expérience collaborateur (bienfaits en interne) et améliore la compétitivité de l’entreprise (bienfaits externes).
Définition du fast close
L’article de Daf-Mag définit parfaitement le fast close comme la réorganisation des services de l’entreprise / la mise en place d’un processus, permettant d’accélérer les missions relatives à la clôture des comptes.
Tous les services comptables et financiers vous le diront : une clôture annuelle dure plusieurs semaines à plusieurs mois selon le volume d’affaires de l’entreprise et les écritures comptables à traiter. De nombreux services, collaborateurs, documents sont mobilisés à cet effet, ce qui rallonge d’autant plus les délais des missions relatives à la clôture.
Pour rappel, d’un point de vue comptable, la clôture des comptes implique les missions suivantes :
Le fast close pour allier rapidité et précision
Tout le challenge du fast close consiste donc à mettre en place une procédure :
S’il n’y a pas de procédure officielle de fast close, il existe aujourd’hui – et grâce aux technologies dédiées à l’automatisation comptable – une multitude d’outils et de moyens d’action pour accélérer les missions liées à la clôture.
Chaque entreprise devra développer sa propre procédure de fast close, au regard de son organisation et de ses propres contraintes.
Entamer une démarche de fast close consiste donc à éditer des états financiers de manière rapide et facile et ainsi à raccourcir le délai de clôture des comptes.
Les bénéfices directs du fast close sont évidents.
Pourquoi faire du fast close :
Il est de notoriété publique que les équipes comptables des entreprises se retrouvent en surcharge de travail au moment de la clôture des comptes. De manière générale, la clôture est perçue comme une période stressante. Or, le fast close permet d’accélérer la clôture : il permet plus exactement d’alléger le travail des équipes dédiées à cet effet. Grâce au fast close, les collaborateurs gagnent du temps et du confort de travail.
–> Le fast close influence directement l’expérience collaborateur et la Qualité de Vie au Travail (QVT).
–> Les entreprises qui font du fast close peuvent promouvoir cette démarche lors des recrutements pour améliorer leur marque employeur.
Concrètement, le fast close permet aux équipes d’éditer des états financiers en quelques jours – au
lieu des quelques semaines habituelles. De fait, le fast close permet de lancer un travail de clôture très facilement, à n’importe quel moment de l’année et – pourquoi pas – plusieurs fois par an.
Éditer des états financiers intermédiaires permet la mise à jour des informations financières pour :
–> Le fast close améliore l’accès à l’information financière. De fait, il améliore le pilotage de l’activité au quotidien.
Dans de telles conditions, les entreprises qui pratiquent le fast close ont invariablement un coup d’avance sur leur marché. Elles ont toutes les cartes en main pour gagner en rentabilité et en compétitivité.
À l’inverse, les entreprises qui ne pratiquent pas le fast close perdent en visibilité financière et en compétitivité, notamment lorsque la concurrence, elle, pratique le fast close.
Notez que les entreprises qui font du fast closing ont pris l’habitude de publier leurs comptes annuels en amont de la date limite de dépôt. Cette initiative est très appréciée des investisseurs et partenaires financiers de l’entreprise. Elle démontre d’une réactivité à toute épreuve. Elle démontre d’une acuité renforcée pour prendre les meilleures décisions sur son marché, malgré un environnement comptable et réglementaire complexe… Un bon point
Comment faire du fast close
Votre projet de réduction des délais de clôture
Notre équipe Eyespenses est spécialiste de l’automatisation des missions de clôture. À cet effet, nous avons déjà traité le sujet « Comment faire du fast close » dans plusieurs articles détaillés, notamment :
Voici une synthèse de la vision Eyespenses concernant la mise en place du fast close dans votre organisation.
Constat :
Mettre en place une démarche de fast close consiste à formaliser les différentes étapes de clôture avec les missions détaillées, les collaborateurs impliqués.
Il s’agit ensuite d’identifier les outils permettant :
Il est à noter que le fast close est possible grâce aux outils dédiés :
Problème :
Les outils qui contribuent à la mise en place du fast close se contentent généralement d’analyser les états issus de la comptabilité (Grand Livre, Balance…). Ils ne se préoccupent pas de l’analyse des données d’entrée de processus (commandes, factures).
Plus précisément, l’absence de retraitements en temps réel des factures (Cut-Off) ne permet pas d’optimiser les processus de fast close.
Solution :
Ainsi, pour optimiser les processus de fast close, nous recommandons de procéder à l’analyse et la mise en exergue de l’ensemble des données de clôture.
Eyespenses est une solution logicielle orientée en ce sens : elle automatise le cut-off des commandes et des factures. Cette analyse est réalisée en toute indépendance, à partir des données de l’ERP. (Eyespenses se connecte en effet à l’ERP sans interférer dans son fonctionnement.)
Avantage :
Grâce au ciblage sur le cut-off, les factures sont automatiquement pré-comptabilisées sur les bons exercices, et cela même si elles ne sont pas encore validées et comptabilisées dans le système d’information comptable. Les retraitements manuels sont évités dans votre comptabilité pour identifier les écritures des Charges Constatées d’Avance (CCA) et des Factures Non Parvenues (FNP).
Vous maîtrisez vos dépenses et vous gagnez du temps sur vos reportings achats.
Notez que la pré-comptabilité se fait au sein d’Eyespenses (et non dans l’ERP). Il faut une validation humaine pour intégrer les écritures dans l’ERP.
En conclusion :
Eyespenses automatise une mission clé de la clôture des comptes, à savoir le cut-off comptable.
Le cuf-off est certainement la mission la plus chronophage de la clôture, c’est pourquoi il est judicieux de l’automatiser dans le cadre de votre processus de fast close.
Eyespenses, en bref :
Eyespenses vise les services budgétaires et comptables des entreprises, plus particulièrement des administrations, des grands comptes et des ETI.
Notre outil améliore le travail des fonctions supports que sont le service comptable et le service du contrôle de gestion.
Les cabinets de commissariat aux comptes peuvent aussi utiliser Eyespenses pour le contrôle de conformité des données.
Notre outil s’intègre facilement aux organisations, car il ne modifie pas le fonctionnement des systèmes d’information déjà en place.
Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous pour échanger avec un expert-conseil Eyespenses.
