Le processus déployé pour accélérer la clôture des comptes s’appelle le processus de fast close ou fast closing.

Pourquoi les entreprises accélèrent la clôture des comptes ?

Les organisations actuelles veulent accélérer la production de leurs états financiers, qu’ils soient provisoires ou définitifs, tout en maintenant un haut degré de fiabilité. Cette démarche s’appelle le fast close. Son bénéfice coule de source : obtenir les états financiers en quelques jours (au lieu de quelques semaines) pour des prises de décisions réactives et directes tout au long de l’exercice, dans un contexte hautement compétitif. 

De manière générale, les résultats financiers permettent en effet : 

  • L’analyse des performances passées et en cours 
  • La mise en place de stratégies commerciales et de financement adéquates, sur des marchés en mouvement constant
  • La réalisation d’audits et de reporting
  • La réalisation de prévisionnels et business plans, à destination des différents services ou des partenaires financiers

Clôturer rapidement et publier ses comptes au greffe avant la date limite de dépôt est perçu comme un indicateur de performance par les partenaires financiers et investisseurs. Dit autrement, un fast closing réussi démontre d’une bonne santé financière, d’une organisation saine et efficace et d’une réelle maîtrise de ses processus, malgré un environnement comptable, financier et réglementaire complexe.

Comment accélérer la clôture comptable ?

1. Identifier les points de ralentissement (FNP, CCA, compilation des données…)

Les PME et ETI sont les organisations qui mettent le plus de temps à produire leurs comptes annuels : en moyenne 90 jours. L’objectif du fast close est de raccourcir ce délai au maximum pour pouvoir fournir des arrêtés de comptes plus régulièrement au cours de l’exercice social (tous les trimestres ou tous les mois), sans mobilisation supplémentaire des équipes. 

Pour arriver à un tel résultat, les services comptables et financiers : 

  • Formaliseront clairement le processus lié à l’arrêté des comptes
  • Identifieront les points de ralentissement

En période de clôture, les points de ralentissement les plus fréquents sont : 

  • La mise à jour des données fournisseurs et celles liées au service des achats
  • La phase d’identification des Factures Non Parvenues (FNP)
  • La comptabilisation des Charges Constatées d’Avance (CCA)
  • L’utilisation massive de tableurs : sources d’erreurs de saisie, nécessitant des mises à jour et refontes à chaque évolution de norme  
  • Le manque de communication entre les services

Selon une enquête menée par DafMagazine, 41 % des cadres financiers estiment que l’étape de recherche & compilation des données (données fournisseurs, FNP, CCA…) est un point de ralentissement important dans le processus de clôture des comptes. De plus, 61 % des répondants avouent être dépendants des tableurs pour pouvoir éditer des états financiers, établir des comptes annuels et publier des comptes consolidés. (source DafMag).

 2. Mettre en place le fast close : un axe organisationnel et technologique

Accélérer la clôture des comptes est un projet transverse, mené par la direction financière. Il repose sur un axe organisationnel et technologique : 

Au niveau de l’organisation :

  • Sensibiliser les services au fast close et à ses enjeux 
  • Communiquer les plannings de closing aux équipes
  • Utiliser une interface collaborative pour communiquer les données de manière fluide et rapide – la plupart des outils de fast close se positionnent sur ce levier 
  • Accélérer la facturation (pour limiter le nombre de pièces manquantes au moment du closing)

Au niveau technologique :

  • Automatiser les charges récurrentes dans l’ERP
  • Réaliser des pré-closing d’entraînement
  • Automatiser la recherche et la compilation des données clés – Eyespenses se positionne sur ce levier

Eyespenses pour accélérer la clôture des comptes annuels

Eyespenses est un outil qui automatise la recherche et la compilation des données comptables. Il s’agit de la brique technologique permettant d’accélérer le processus de clôture des comptes, tout en maintenant un haut niveau de fiabilité des données. 

Eyespenses analyse l’ERP de l’entreprise

Plus exactement, Eyespenses analyse l’ERP de l’entreprise pour réaliser, en lieu et place des collaborateurs, les actions suivantes liées à la tenue de la comptabilité :

  • Traçage des Factures Non Parvenues (FNP)
  • Calcul des Charges Constatées d’Avance (CCA)
  • Édition d’un prévisionnel des commandes sur la période cible

Les collaborateurs interviennent uniquement en bout de chaîne pour valider le prévisionnel et mettre à jour les comptes (comptes CCA et comptes FNP). Ce positionnement est inédit : Eyespenses est le seul outil de fast de close qui trace les FNP et calcule les CCA. De fait, il est le seul outil qui permet au service comptable et financier de se projeter.

Pour maintenir la légalité des données financières, nous avons conçu Eyespenses de manière à ce qu’il analyse les données de l’ERP sans interférer dans son fonctionnement.

Accélérer la clôture des comptes en impliquant tous les services

Au final, réduire le délai de clôture de l’exercice comptable est une réelle organisation à mettre en place entre les différents services de l’entreprise. L’enjeu est global et dépasse la « simple » recherche d’une meilleure information financière : il s’agit d’améliorer la compétitivité de l’entreprise. 

Un enjeu managérial

La démarche de fast close est initiée et orchestrée par les directeurs financiers, mais elle est menée de front par tous les managers au sein des différents services.

Un enjeu technologique

L’entreprise doit profiter des évolutions technologiques pour améliorer sa compétitivité. Accélérer l’établissement des comptes est un objectif facilité dès lors que l’organisation utilise des outils de data mining (analyse des données), d’automatisation des processus et de digitalisation des services comptables et financiers.

Les équipes comptables et financières redoutent généralement les périodes de clôture de chaque exercice, car elles sont mobilisées à outrance pour des délais difficiles à respecter, ce qui génère frustration et mal-être. La période de clôture est la bête noire de l’expert-comptable, des métiers de la comptabilité et de la finance. 

Un enjeu RH

De fait, une entreprise qui permet le fast close améliore le quotidien de ses collaborateurs. Elle contribue au bien-être de ses équipes et elle soigne sa marque employeur. 

Dans ces conditions, n’oublions pas qu’accélérer la clôture des comptes est aussi un enjeu RH.

Pourquoi la clôture des comptes est si complexe

Le service comptable est considéré comme un service servant à :

  • enregistrer les écritures comptables (grand livre, journaux, annexe des comptes, amortissements, immobilisations…)
  • suivre la chronologie des flux (comptabiliser les charges et produits)
  • réaliser l’établissement des comptes annuels (compte de résultat, bilan comptable, inventaire…) 
  • calculer le résultat fiscal, établir la liasse fiscale ou liasse de consolidation
  • réaliser le dépôt des comptes
  • … 

… Sans réelle notion d’analyse. 

L’analyse à proprement parler (analyse détaillée de la situation financière en cours ou à venir) est déployée par d’autres services : le service de comptabilité analytique, de gestion ou de contrôle de gestion. 

Ces différents services – services d’enregistrement et services d’analyse – fonctionnent de concert, mais l’organisation automatise rarement le rapprochement entre les prévisions fournies par le contrôle de gestion et les données brutes fournies par le service de comptabilité générale. Ce fossé creuse le délai de clôture annuelle des comptes sociaux et, de manière générale, le délai de production des états financiers. 

En se connectant à l’ERP ou au logiciel comptable de l’entreprise, en automatisant le calcul des CCA, en traçant les FNP, Eyespenses construit ce pont. 

FAQ clôture des comptes annuels 

Quand clôturer ses comptes ?

La date de fin d’exercice d’une entreprise est libre mais un exercice comptable doit durer 12 mois (sauf exceptions, notamment la première année d’exercice). La date du 31.12 est souvent retenue (faire correspondre l’exercice comptable et l’année civile). On trouve aussi la date du 30.06 pour les secteurs qui enregistrent une baisse d’activité au printemps (période plus tranquille pour clôture et faire l’inventaire des stocks). Choisir la date de clôture est donc une réelle question stratégique. Une fois choisie, il est compliqué de changer la date, mais cela est possible en modifiant les statuts de la société.

Qu’est-ce qu’une clôture mensuelle ?

La clôture mensuelle correspond à la mission de clôture comptable, mais réalisée sur une période de 1 mois et non sur l’entièreté de l’exercice comptable. La clôture mensuelle correspond à du fast close / fast closing. 

Quelles sont les missions de clôture ?

Les missions relatives à la clôture sont obligatoires à la fin de l’exercice et réalisées par les services comptables : 

  • la réalisation de toutes les écritures en suspense
  • le cut off comptable
  • la régularisation des écritures et calcul des soldes
  • le rapprochement bancaire
  • la révision des comptes
  • la réalisation des comptes annuels
  • la présentation des comptes annuels au commissaire aux comptes, le cas échéant
  • la publication des comptes au greffe du tribunal de commerce 

Que fait Eyespenses pour accélérer la clôture des comptes annuels ?

Pour le service de comptabilité, l’outil Eyespenses va beaucoup plus loin qu’un logiciel de comptabilité. Notre outil accélère la clôture d’un exercice : 

  • détection des écritures de CCA – Charges Constatées d’Avance
  • calcul des FNP – Factures Non Parvenues – selon un prévisionnel des commandes réalisé automatiquement pour l’exercice ciblé ; prévisionnel évidemment modifiable 
  • pré-comptabilisation des factures au bon exercice, dans l’outil Eyespenses en attendant la validation des écritures par les oéprationnels
  • export du suivi des dépenses au sein de l’outil de l’entreprise ; ceci pour éviter les retraitements manuels dans le cadre d’un reporting

Quels sont les documents réalisés en clôture ?

La clôture de l’exercice donne lieu à l’établissement des comptes annuels de l’entreprise. Ceux-ci sont obligatoires au moins 1 fois par an, transmis à l’administration fiscale et publiés au greffe du tribunal de commerce après approbation des comptes par les associés. Ils comportent : le bilan, le compte de résultat, les annexes, le rapport de gestion. Le résultat donné au bilan est la base imposable de l’entreprise.

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