Avr 2021
La gestion des Factures Non Parvenues (FNP) et des Charges Constatées d’Avance (CCA) représente une lourde charge de travail pour les services comptables. Elle ralentit également la production des documents financiers nécessaires à la prise de décision stratégique. De fait, une meilleure gestion des FNP et CCA améliore la compétitivité de l’entreprise. Eyespenses répond à cet enjeu en proposant une application dédiée à la gestion automatique des FNP et CCA.
Les erreurs d’affectation, les factures non parvenues et les charges constatés d’avance sont certainement les plus forts irritants des services comptables et financiers. En effet, ces écritures :
Les FNP et CCA sont continus : ils naissent de l’activité normale de l’entreprise. Ils proviennent aussi des oublis ou retards dans la transmission des factures.
Sans le traitement des CCA et FNP, le résultat d’entreprise est faussé.
Dit autrement, il est impossible de fournir le résultat exact de l’entreprise avant d’avoir traité les FNP et CCA.
Ce sont les services comptables qui se chargent d’identifier les FNP et CCA, avant d’effectuer les correctifs et d’affecter les écritures à la période appropriée. Cette mission est appelée cut-off comptable. Elle est menée sur la base des données de l’ERP, ainsi que sur la communication avec les différents services de l’entreprise (service des achats, service commercial ou partenaires commerciaux).
De fait, le cut-off est un travail chronophage, mais aussi récurrent : un cut-off est toujours mené dans le cadre de l’arrêté des comptes (obligatoire en période de clôture – facultatif en cours d’année comptable).
Si les équipes comptables utilisent l’ERP pour identifier les CCA et les FNP, elles ne peuvent pas utiliser cet outil pour résoudre leur problématique, à savoir affecter les FNP et CCA au bon exercice.
En effet, dans un ERP, les opérations sont enregistrées au fur et à mesure, au fil de l’eau. Il est donc impossible d’obtenir un prévisionnel des charges constatées d’avance. Leur identification est le fruit d’une enquête réalisée manuellement.
Faciliter, c’est-à-dire accélérer le traitement des FNP et CCA, est la clé pour résoudre tous les irritants induits de ces écritures si particulières pour l’entreprise. Cette démarche :
Pour cela, Eyespenses propose une application digitale relevant de l’automatisation comptable.
Eyespenses utilise les données de l’ERP (sans interférer dans son fonctionnement) pour proposer, en temps réel, un prévisionnel de chaque exercice budgétaire. Ces données facilitent le calcul et le suivi des FNP et des CCA.
Ici, tout le processus d’enquête manuelle est réalisé automatiquement via l’application Eyespenses.
Eyespenses dispose d’une fonctionnalité inédite de cut-off automatique.
Après validation des données de l’ERP, l’application affecte automatiquement les écritures au bon exercice. Elle facilite l’arrêté des comptes en cours d’exercice ou dans le cadre de la clôture comptable. Elle permet de fournir des états financiers ajustés à tout moment, sur simple demande de la part de l’équipe de direction.
En tant qu’outil dédié à l’automatisation comptable, Eyespenses vient en soutien des équipes tout en fluidifiant l’organisation comptable et financière. Il facilite le travail. Il accélère la production des documents nécessaires aux prises de décisions stratégiques et financières.
Eyespenses s’adresse aux services comptables et financiers des entreprises : ETI et grands comptes, ainsi qu’aux équipes des cabinets d’expert-comptable qui gèrent les clôtures d’exercice.
Une Facture Non Parvenue (FNP) signifie qu’une facture relative à une écriture comptable n’a pas été reçue auprès du service chargé du traitement des factures (en l’occurrence le service comptabilité chargé des travaux d’inventaire dans le cadre de l’arrêté des comptes).
Concrètement, une facture non parvenue intervient quand un bien a été livré ou qu’une prestation a été réalisée, mais que le service comptable n’est pas en possession de la facture d’achat au moment de l’arrêté des comptes.
À l’inverse, une Charge Constatée d’Avance (CCA) signifie qu’une facture d’achat existe avec une charge comptabilisée, mais que celle-ci est à rattacher à un ou plusieurs exercices suivants.
Par exemple, une facture comptabilisée pour une maintenance de 3 ans devra être rattachée sur 3 exercices différents. Cette dépense est en général payée d’avance et facilement prévisible.
Les Factures Non Parvenues (FNP) et les Charges Constatées d’Avance (CCA) sont des opérations identifiées lors de l’arrêté des comptes, en cours d’année ou à la clôture des comptes*. Cette tâche d’identification / inventaire s’appelle « le cut-off comptable ». Le cut-off est indispensable, car il permet d’affecter clairement chaque charge à l’exercice auquel il se rattache, dans une optique de respecter le principe d’indépendance des exercices et de transmissions sincère et fidèles des comptes annuels de l’entreprise.
*La clôture des comptes correspond à la production du compte de résultat, bilan comptable avec créances et dettes, compte d’immobilisation, tableau d’amortissements et annexes.
