Le « cut-off » est une expression très connue des services comptables. Il désigne l’ensemble des procédures qui sont lancées au moment de la clôture des comptes pour rattacher les opérations non affectées au bon exercice. Concrètement, le « cut-off » représente un travail d’inventaire de toutes les opérations en cours, couplé à un travail d’enquête pour identifier leur fait générateur et l’exercice comptable correspondant.
Les opérations qui font l’objet d’un « cut-off » sont celles qui ne sont pas affectées au moment de la clôture. On les retrouve dans les comptes de régularisation :
– les Factures Non Parvenues (FNP) : un bien a été livré ou une prestation a été réalisée, mais l’entreprise n’est pas en possession de la facture d’achat au moment de l’inventaire
– les Charges et les Produits Constatés d’Avance (CCA et PCA) : un service a été enregistré au cours de l’exercice N, mais il n’interviendra pas avant l’exercice N+1
– les Factures et les Avoirs restant à Etablir pour l’exercice (FAE)
Le « cut-off » pour répondre au principe d’indépendance des exercices
L’objectif du « cut-off » est de réussir à séparer clairement les exercices et les opérations qui s’y rattachent. Ce travail répond au principe d’indépendance des exercices et de transmission fidèle et sincère de la comptabilité d’une entreprise. Il s’agit d’une étape clé relative à l’arrêté des comptes.
Le cut-off est toujours lancé au moment de la clôture des comptes pour répondre à l’obligation d’indépendance des exercices. Il est également possible de réaliser des cut-off intermédiaires. La démarche est même conseillée, car un travail de cut-off offre une image réaliste de l’activité économique de l’entreprise, pondérée des encours et des éventuels retards de facturation qui pourraient perturber la trésorerie. En cela, le cut-off régulier – trimestriel, voire mensuel – est un excellent outil de pilotage. Il complète les tableaux de bord de suivi commercial et de gestion.
Si le cut-off a des effets éprouvés pour le pilotage de l’entreprise, il n’en est pas moins chronophage pour les services qui le réalisent. En effet, ce travail nécessite de récupérer les données issues :
Puis d’effectuer un recoupement pour :
Pour ce faire, les services comptables utilisent généralement l’ERP de l’entreprise, tant pour récupérer les données manquantes que pour communiquer avec les différents services concernés par le cut-off.
Or, dans ce type d’outil, les opérations sont toujours enregistrées au fil de l’eau. Il est donc impossible de budgéter – via l’ERP – le volume des opérations qui seront à cheval sur deux périodes. Il est impossible d’obtenir une vision automatique des charges et des produits constatés d’avance.
Dans ces conditions, notre outil Eyespenses utilise l’ERP de l’entreprise pour réaliser automatiquement les travaux d’inventaire des achats liés au cut-off :
Ce pré-travail est automatique. Il permet au service comptable d’intervenir uniquement en bout de processus de cut-off :
Grâce à ses fonctionnalités, Eyespenses simplifie et accélère les processus de cut-off. Il vient en support des services de comptabilité. Il diminue considérablement leur charge de travail.
In fine, l’outil d’automatisation du cut-off sert les services comptables pour accélérer la clôture des comptes (fast close). Il est également pertinent auprès des directions financières et opérationnelles qui souhaitent utiliser le cut-off pour affiner le pilotage de la trésorerie, sans mobiliser de personnel.
Durant la mission de clôture des comptes de l’entreprise, le test de cut off comptable est réalisé à partir du journal des achats de quelques mois avant et quelques mois après la clôture (1 à 3 mois en moyenne).
Un test de cut off est validé par l’auditeur ou le responsable financier dès lors que l’imputation des charges est ok.
Le suivi des maintenances et des prestations intellectuelles est le plus complexe pour les services comptables car ce sont ces opérations qui sont généralement à cheval sur deux exercices avec des décalages de paiement conséquents.
Le meilleur moyen de facilite rce suivi est d’agir sur le cut off comptable. c’est pour cela qu’Eyespenses automatise le cut off des commandes et factures d’achat.
Pour la bonne pratique de la comptabilité, les grands principes à respecter sont au nombre de 10. Ils concernent l’expert-comptable, les services comptables, services financiers et tous les professionnels du chiffre. Voici ces 10 principes comptables :
Le respect de ces principes comptables et normes comptables permet d’appliquer une normalisation comptable, indispensable pour l’évolution des entreprises dans un cadre fiscal et légal uniforme et donc équitable.
Ces principes de comptabilité générale sont énoncés dans le Plan Comptable Général (PCG).
La révision des comptes correspond à la vérification des soldes comptables. Ce contrôle est toujours réalisé à la fin de l’exercice, avant de clôturer l’exercice, ceci pour être sûr d’éditer des états financiers justes. La révision comptable peut aussi être effectuée en cours d’année. Dans les faits, elle est régulière tout au long de l’année.
Tout comme le cut off, la révision fait partie des travaux de clôture.
La révision intervient juste avant les opérations d’inventaire (écritures d’inventaire) et la mission de cut off comptable (écritures de régularisation).
La révision comptable relève de la mission de l’expertise-comptable quand l’entreprise délègue sa comptabilité ou de la mission du service comptable et financier quand l’entreprise dispose d’un service comptable interne pour suivre la comptabilisation des charges et produits, passer les écritures et écritures courantes.
La clôture des comptes consiste à éditer les comptes annuels de l’entreprise, reflétant son état financier à la date de clôture :
les annexes (détail des amortissements et dotations aux amortissements, des provisions, immobilisation, remboursements des emprunts, capitaux propres, dettes, explication du traitement comptable de certaines écritures comptables, explication du rattachement de certaines écritures à l’exercice, explication du compte de régularisation …)
L’établissement des comptes annuels est donc obligatoire une fois par exercice. Toutefois, l’entreprise peut réaliser des comptes intermédiaires tout au long de l’année pour obtenir une vision juste de ses états financiers
Les comptes annuels doivent être transmis à l’administration fiscale au sein de la liasse fiscale. Ils servent de base de calcul de l’imposition (impôt sur les sociétés). Ils permettent aussi de commencer l’exercice suivant sur une base chiffrée éclairée.
