Automatiser le “cut-off” permet d’accélérer la clôture des comptes tout en offrant une vision plus réaliste du niveau de trésorerie de l’entreprise. Décryptage.

Le “cut-off” : la mission clé des services comptables

Qu’est-ce que le “cut-off” ?

Le “cut-off” est une expression très connue des services comptables. Il désigne l’ensemble des procédures qui sont lancées au moment de la clôture des comptes pour rattacher les opérations non affectées au bon exercice. Concrètement, le “cut-off” représente un travail d’inventaire de toutes les opérations en cours, couplé à un travail d’enquête pour identifier leur fait générateur et l’exercice comptable correspondant.
Les opérations qui font l’objet d’un “cut-off” sont celles qui ne sont pas affectées au moment de la clôture. On les retrouve dans les comptes de régularisation :
– les Factures Non Parvenues (FNP) : un bien a été livré ou une prestation a été réalisée, mais l’entreprise n’est pas en possession de la facture d’achat au moment de l’inventaire
– les Charges et les Produits Constatés d’Avance (CCA et PCA) : un service a été enregistré au cours de l’exercice N, mais il n’interviendra pas avant l’exercice N+1
– les Factures et les Avoirs restant à Etablir pour l’exercice (FAE)

Le “cut-off” pour répondre au principe d’indépendance des exercices
L’objectif du “cut-off” est de réussir à séparer clairement les exercices et les opérations qui s’y rattachent. Ce travail répond au principe d’indépendance des exercices et de transmission fidèle et sincère de la comptabilité d’une entreprise. Il s’agit d’une étape clé relative à l’arrêté des comptes.

L’arrêté du 11 janvier 1990 donne une définition du cut-off en désignant les « cut off procedures » comme « les procédures utilisées lors de l’arrêté des comptes et permettant d’affecter de façon fiable et cohérente à chaque exercice les opérations dont l’exécution est proche de la date de clôture ».

Le cut-off comme outil de pilotage ? Une pratique pertinente, mais chronophage

Le cut-off pour compléter le suivi commercial et de gestion

Le cut-off est toujours lancé au moment de la clôture des comptes pour répondre à l’obligation d’indépendance des exercices. Il est également possible de réaliser des cut-off intermédiaires. La démarche est même conseillée, car un travail de cut-off offre une image réaliste de l’activité économique de l’entreprise, pondérée des encours et des éventuels retards de facturation qui pourraient perturber la trésorerie. En cela, le cut-off régulier – trimestriel, voire mensuel – est un excellent outil de pilotage. Il complète les tableaux de bord de suivi commercial et de gestion.

Le cut-off régulier est recommandé pour les entreprises dont les opérations issues des comptes de régularisation représentent un volume de trésorerie conséquent : les grands comptes de manière générale ou les sociétés de service, dont les délais entre la prestation et la facturation sont éloignés.

Le cut-off manuel : une charge pour les services comptables

Si le cut-off a des effets éprouvés pour le pilotage de l’entreprise, il n’en est pas moins chronophage pour les services qui le réalisent. En effet, ce travail nécessite de récupérer les données issues :

  • du service des achats
  • du service commercial
  • du service comptabilité

Puis d’effectuer un recoupement pour :

  • rechercher manuellement les factures et les avoirs qui n’ont pas été établis (FAE non établis)
  • rechercher manuellement les charges et les produits constatés d’avance (CCA et PCA)
  • rechercher manuellement les factures manquantes (FNP)
  • réaliser le cut-off sur la période
  • pondérer les résultats financiers de la période

Pour ce faire, les services comptables utilisent généralement l’ERP de l’entreprise, tant pour récupérer les données manquantes que pour communiquer avec les différents services concernés par le cut-off.

Or, dans ce type d’outil, les opérations sont toujours enregistrées au fil de l’eau. Il est donc impossible de budgéter – via l’ERP – le volume des opérations qui seront à cheval sur deux périodes. Il est impossible d’obtenir une vision automatique des charges et des produits constatés d’avance.

Automatiser le cut-off avec Eyespenses

Dans ces conditions, notre outil Eyespenses utilise l’ERP de l’entreprise pour réaliser automatiquement les travaux d’inventaire des achats liés au cut-off :

  • tracer les factures non parvenues qui feront l’objet d’une régularisation l’année suivante (FNP)
  • calculer les charges constatées d’avance (CCA)
  • réaliser un prévisionnel des commandes de l’exercice cible

Ce pré-travail est automatique. Il permet au service comptable d’intervenir uniquement en bout de processus de cut-off :

  • repérer immédiatement les factures manquantes (via le prévisionnel des commandes)
  • mettre à jour les comptes de charges constatées d’avance (CCA) et de factures non parvenues (FNP)
  • pondérer le niveau de trésorerie de l’entreprise selon les résultats obtenus

Afin de préserver la légalité des données comptables, Eyespenses utilise l’ERP de l’entreprise sans interférer dans son fonctionnement. Les analyses sont restituées dans un module indépendant. Une fois validées, elles peuvent être renvoyées à l’ERP, à tout moment.

Accélérer les processus – affiner l’analyse

Grâce à ses fonctionnalités, Eyespenses simplifie et accélère les processus de cut-off. Il vient en support des services de comptabilité. Il diminue considérablement leur charge de travail.

In fine, l’outil d’automatisation du cut-off sert les services comptables pour accélérer la clôture des comptes (fast close). Il est également pertinent auprès des directions financières et opérationnelles qui souhaitent utiliser le cut-off pour affiner le pilotage de la trésorerie, sans mobiliser de personnel.

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