Automatiser le « cut-off » permet d’accélérer la clôture des comptes tout en offrant une vision plus réaliste du niveau de trésorerie de l’entreprise. Décryptage.

Le « cut-off » : la mission clé des services comptables

Qu’est-ce que le « cut-off » ?

Le « cut-off » est une expression très connue des services comptables. Il désigne l’ensemble des procédures qui sont lancées au moment de la clôture des comptes pour rattacher les opérations non affectées au bon exercice. Concrètement, le « cut-off » représente un travail d’inventaire de toutes les opérations en cours, couplé à un travail d’enquête pour identifier leur fait générateur et l’exercice comptable correspondant.
Les opérations qui font l’objet d’un « cut-off » sont celles qui ne sont pas affectées au moment de la clôture. On les retrouve dans les comptes de régularisation :
– les Factures Non Parvenues (FNP) : un bien a été livré ou une prestation a été réalisée, mais l’entreprise n’est pas en possession de la facture d’achat au moment de l’inventaire
– les Charges et les Produits Constatés d’Avance (CCA et PCA) : un service a été enregistré au cours de l’exercice N, mais il n’interviendra pas avant l’exercice N+1
– les Factures et les Avoirs restant à Etablir pour l’exercice (FAE)

Le « cut-off » pour répondre au principe d’indépendance des exercices
L’objectif du « cut-off » est de réussir à séparer clairement les exercices et les opérations qui s’y rattachent. Ce travail répond au principe d’indépendance des exercices et de transmission fidèle et sincère de la comptabilité d’une entreprise. Il s’agit d’une étape clé relative à l’arrêté des comptes.

L’arrêté du 11 janvier 1990 donne une définition du cut-off en désignant les « cut off procedures » comme « les procédures utilisées lors de l’arrêté des comptes et permettant d’affecter de façon fiable et cohérente à chaque exercice les opérations dont l’exécution est proche de la date de clôture ».

 

Le cut-off comme outil de pilotage ? Une pratique pertinente, mais chronophage

Le cut-off pour compléter le suivi commercial et de gestion

Le cut-off est toujours lancé au moment de la clôture des comptes pour répondre à l’obligation d’indépendance des exercices. Il est également possible de réaliser des cut-off intermédiaires. La démarche est même conseillée, car un travail de cut-off offre une image réaliste de l’activité économique de l’entreprise, pondérée des encours et des éventuels retards de facturation qui pourraient perturber la trésorerie. En cela, le cut-off régulier – trimestriel, voire mensuel – est un excellent outil de pilotage. Il complète les tableaux de bord de suivi commercial et de gestion.

Le cut-off régulier est recommandé pour les entreprises dont les opérations issues des comptes de régularisation représentent un volume de trésorerie conséquent : les grands comptes de manière générale ou les sociétés de service, dont les délais entre la prestation et la facturation sont éloignés.

Le cut-off manuel : une charge pour les services comptables

Si le cut-off a des effets éprouvés pour le pilotage de l’entreprise, il n’en est pas moins chronophage pour les services qui le réalisent. En effet, ce travail nécessite de récupérer les données issues :

  • du service des achats
  • du service commercial
  • du service comptabilité

Puis d’effectuer un recoupement pour :

  • rechercher manuellement les factures et les avoirs qui n’ont pas été établis (FAE non établis)
  • rechercher manuellement les charges et les produits constatés d’avance (CCA et PCA)
  • rechercher manuellement les factures manquantes (FNP)
  • réaliser le cut-off sur la période
  • pondérer les résultats financiers de la période

Pour ce faire, les services comptables utilisent généralement l’ERP de l’entreprise, tant pour récupérer les données manquantes que pour communiquer avec les différents services concernés par le cut-off.

Or, dans ce type d’outil, les opérations sont toujours enregistrées au fil de l’eau. Il est donc impossible de budgéter – via l’ERP – le volume des opérations qui seront à cheval sur deux périodes. Il est impossible d’obtenir une vision automatique des charges et des produits constatés d’avance.

Automatiser le cut-off avec Eyespenses

Dans ces conditions, notre outil Eyespenses utilise l’ERP de l’entreprise pour réaliser automatiquement les travaux d’inventaire des achats liés au cut-off :

  • tracer les factures non parvenues qui feront l’objet d’une régularisation l’année suivante (FNP)
  • calculer les charges constatées d’avance (CCA)
  • réaliser un prévisionnel des commandes de l’exercice cible

Ce pré-travail est automatique. Il permet au service comptable d’intervenir uniquement en bout de processus de cut-off :

  • repérer immédiatement les factures manquantes (via le prévisionnel des commandes)
  • mettre à jour les comptes de charges constatées d’avance (CCA) et de factures non parvenues (FNP)
  • pondérer le niveau de trésorerie de l’entreprise selon les résultats obtenus

Afin de préserver la légalité des données comptables, Eyespenses utilise l’ERP de l’entreprise sans interférer dans son fonctionnement. Les analyses sont restituées dans un module indépendant. Une fois validées, elles peuvent être renvoyées à l’ERP, à tout moment.

Accélérer les processus – affiner l’analyse

Grâce à ses fonctionnalités, Eyespenses simplifie et accélère les processus de cut-off. Il vient en support des services de comptabilité. Il diminue considérablement leur charge de travail.

In fine, l’outil d’automatisation du cut-off sert les services comptables pour accélérer la clôture des comptes (fast close). Il est également pertinent auprès des directions financières et opérationnelles qui souhaitent utiliser le cut-off pour affiner le pilotage de la trésorerie, sans mobiliser de personnel.

FAQ Comptabilité et Cut off comptable

Comment faire un test de cut off ? 

Durant la mission de clôture des comptes de l’entreprise, le test de cut off comptable est réalisé à partir du journal des achats de quelques mois avant et quelques mois après la clôture (1 à 3 mois en moyenne). 

Un test de cut off est validé par l’auditeur ou le responsable financier dès lors que l’imputation des charges est ok. 

Simplifier le suivi des opérations à cheval sur plusieurs exercices avec le cuf off automatique 

Suivi des maintenances et des prestations intellectuelles

Le suivi des maintenances et des prestations intellectuelles est le plus complexe pour les services comptables car ce sont ces opérations qui sont généralement à cheval sur deux exercices avec des décalages de paiement conséquents. 

Le meilleur moyen de facilite rce suivi est d’agir sur le cut off comptable. c’est pour cela qu’Eyespenses automatise le cut off des commandes et factures d’achat. 

Quels sont les principes comptables ? 

Pour la bonne pratique de la comptabilité, les grands principes à respecter sont au nombre de 10. Ils concernent l’expert-comptable, les services comptables, services financiers et tous les professionnels du chiffre. Voici ces 10 principes comptables : 

  1. L’indépendance des exercices
  2. La continuité de l’exploitation
  3. Le principe des coûts historiques
  4. Le principe de prudence 
  5. Le principe d’importance relative
  6. Le principe de permanence des méthodes
  7. La prévalence de la réalité sur les apparences 
  8. L’information juste – La bonne information
  9. La non-compensation
  10. L’intangibilité du bilan d’ouverture 

Le respect de ces principes comptables et normes comptables permet d’appliquer une normalisation comptable, indispensable pour l’évolution des entreprises dans un cadre fiscal et légal uniforme et donc équitable. 

Ces principes de comptabilité générale sont énoncés dans le Plan Comptable Général (PCG). 

Définition de la révision comptable

 La révision des comptes correspond à la vérification des soldes comptables. Ce contrôle est toujours réalisé à la fin de l’exercice, avant de clôturer l’exercice, ceci pour être sûr d’éditer des états financiers justes. La révision comptable peut aussi être effectuée en cours d’année. Dans les faits, elle est régulière tout au long de l’année. 

Quel rapport entre révision comptable et cut off ? 

Tout comme le cut off, la révision fait partie des travaux de clôture.

La révision intervient juste avant les opérations d’inventaire (écritures d’inventaire) et la mission de cut off comptable (écritures de régularisation). 

Qui fait la révision comptable ? 

La révision comptable relève de la mission de l’expertise-comptable quand l’entreprise délègue sa comptabilité ou de la mission du service comptable et financier quand l’entreprise dispose d’un service comptable interne pour suivre la comptabilisation des charges et produits, passer les écritures et écritures courantes. 

Clôture des comptes : quels documents comptables éditer 

La clôture des comptes consiste à éditer les comptes annuels de l’entreprise, reflétant son état financier à la date de clôture : 

  • le compte de résultat (produits et charges, soldes intermédiaires de gestion)
  • le bilan  (actif du bilan et passif du bilan de l’entreprise)

les annexes (détail des amortissements et dotations aux amortissements, des provisions, immobilisation, remboursements des emprunts, capitaux propres, dettes, explication du traitement comptable de certaines écritures comptables, explication du rattachement de certaines écritures à l’exercice, explication du compte de régularisation …)

L’établissement des comptes annuels est donc obligatoire une fois par exercice. Toutefois, l’entreprise peut réaliser des comptes intermédiaires tout au long de l’année pour obtenir une vision juste de ses états financiers 

Les comptes annuels doivent être transmis à l’administration fiscale au sein de la liasse fiscale. Ils servent de base de calcul de l’imposition (impôt sur les sociétés). Ils permettent aussi de commencer l’exercice suivant sur une base chiffrée éclairée.  

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