Vous trouverez sur cette page les principales questions posées sur notre application.
Si nous ne répondons pas à votre question, posez là en cliquant ici.
Nous nous ferons un plaisir d’y répondre.
Eyespenses s’adresse aux entreprises, mais aussi aux administrations ayant en projet ou mise en place une comptabilité analytique.
Vous traitez un volume important de factures fournisseurs de biens et de services et vous souhaitez optimiser le suivi comptable des factures de prestations de services (maintenances, prestations basées sur des estimations, travaux…).
Vous désirez éditer et fiabiliser rapidement des états financiers en clôture (Fast Close), mais aussi à plusieurs reprises au cours de l’exercice comptable pour alimenter les données des reportings financiers.
Le contrôle permanent des dépenses au regard du budget, est alimenté par les données de la comptabilité.
Cependant, des factures présentes dans les comptes perturbent les mises à jour des dépenses de l’année pour les reportings financiers des achats.
- Des factures à reporter sur des exercices comptables suivants (une maintenance, une location payable d’avance pour l’année prochaine…)
- Des factures reçues après la clôture des comptes (une prestation réalisée ou un bien livré en décembre et la facture reçue en janvier…)
Ces factures feront l’objet de régularisation en clôture, mais les travaux d’inventaires et les écritures pour les réaliser dans la comptabilité sont chronophages et mobilisent les directions financières et les directions opérationnelles.
Ces lignes d’écritures de clôture qui régularisent les achats d’une année précédente ou d’années suivantes, doivent être isolées dans la comptabilité afin de déterminer les dépenses d’une année cible pour les mises à jour des reportings financiers ou du budget annuel.
Ces retraitements réalisés manuellement à partir de la comptabilité, peuvent entraîner des erreurs d’interprétation dans les comptes par les services comptables ou du contrôle de gestion.
Nous proposons de restituer les charges rattachées à un exercice comptable par période budgétaire dans les modules comptables de l’ERP.
La méthode est la suivante :
- Répartir les lignes de commande de l’ERP par année à l’aide d’un Cut-Off automatisé
- Rapprocher les factures aux lignes de commande réparties par année rattachées au budget annuel
- Identifier les CCA et les FNP gérées dans des modules dédiés à la clôture comptable
- Envoyer à l’ERP, les écritures de comptabilisation des factures fournisseurs et les écritures de clôture par période budgétaire
Ainsi, vous facilitez l’analyse des charges et vous réduisez les délais de clôture des comptes.
Un des principes fondamentaux en comptabilité, c’est que vous devez rattacher les charges et les produits à l’exercice comptable auquel ils se rapportent.
Le Cut off représente la séparation des exercices comptables et concerne pour les charges :
- Une prestation payée d’avance (une maintenance, un abonnement…) à rattacher, à une ou plusieurs années suivantes (CCA)
- Une prestation réalisée ou un bien livré sur l’année dont la facture n’est pas encore parvenue à la clôture (FNP)
Les écritures associées en comptabilité aux opérations de Cut off pour les charges sont :
- Les Charges Constatées d’Avance (CCA)
- Les Factures Non Parvenues (FNP).
Au cours d’un exercice comptable, vous pouvez recevoir de la part des fournisseurs, des factures en avance (CCA) ou à l’inverse des factures en retard (FNP).
Des écritures sont nécessaires pour les régulariser à la clôture :
Une charge constatée d’avance (CCA) est une charge à rattacher à un ou plusieurs exercices suivants comme une facture pluriannuelle comptabilisée sur l’exercice.
- Un contrat de maintenance de 3 ans associé à l’achat d’un matériel, est réparti d’après son coût annuel sur l’exercice et sur les deux exercices suivants si la facture est payée d’avance.
Une facture non parvenue (FNP) est une facture que vous n’avez pas reçue avant la clôture, mais la charge est à rattacher à l’exercice.
- Une prestation d’un consultant du mois de décembre dont vous n’avez pas reçu la facture sera estimée en clôture d’après le bon de commande, le relevé d’activité, le service opérationnel…
Si la facture n’a toujours pas été réceptionnée l’année suivante, la FNP est reprise à la prochaine clôture ou annulée si la mission n’a finalement pas eu lieu.
Les locations, les abonnements et les maintenances :
Ces factures, souvent payées d’avance, sont à identifier afin de déterminer le coût annuel du service jusqu’au terme du contrat.
- Les contrats de maintenance pluriannuels, privilégiés par les clients en raison des remises souvent consenties par les fournisseurs quand elles sont associées à l’achat d’un matériel ou d’un logiciel.
- Le contrat est généralement renouvelé automatiquement à l’issue de la période initiale.
Les prestations basées sur des estimations (forfaits en régie, SAV par tickets…) :
Les écarts de facturation avec les prévisions sont à identifier et à analyser en permanence afin d’actualiser le coût mensuel, annuel et final.
- Les forfaits en régie font l’objet de factures mensuelles au temps passé. Les factures complémentaires comme les astreintes ou les heures supplémentaires ne sont pas forcément comprises dans l’enveloppe budgétaire du projet.
- Ces prestations font généralement l’objet de comités de pilotage réguliers pour rendre les arbitrages techniques et financiers nécessaires à la conduite du projet.
Les événements, liés à ces achats, seront également à régulariser dans la comptabilité à la clôture des comptes de l’exercice comptable.
Oui, nous avons commencé à développer Eyespenses pour les prestations qui imposent une analyse plus fine pour la comptabilité et les reportings financiers.
Eyespenses a été adaptée par la suite à l’ensemble des factures que traitent les entreprises ou les administrations.
Vous pourrez suivre toutes vos charges liées aux achats de biens et de services.
Avec Eyespenses, un Cut off automatique est calculé d’après les dates de début et de fin des données de vos bons de commande que vous pourrez réajuster si nécessaire.
Vous contrôlez et vous rapprochez les factures reçues des fournisseurs avec les commandes comme vous le faites habituellement sauf que les factures sont rattachées au bon exercice comptable en temps réel dans Eyespenses contrairement aux outils habituels.
Quand c’est fait, Eyespenses renvoie dans vos systèmes habituels, les données nécessaires à la validation, la comptabilisation et au paiement des factures.
Ensuite, il y a du code et des algorithmes pour éliminer les missions à faible valeur ajoutée et vous simplifier les analyses dans des modules dédiés :
- Le suivi analytique par période budgétaire des commandes et des factures
- La fiabilisation des données avec votre système d’information comptable
- La gestion comptable des écritures de clôture sur les factures réalisées ou à réaliser
Vous êtes en avance sur les charges de la comptabilité de l’exercice :
- Les charges sont réparties sur les bons exercices dans Eyespenses incluant les factures qui ne sont pas encore comptabilisées dans votre système d’information comptable.
- Les travaux d’inventaires de clôture des comptes sont facilités pour réaliser les écritures des Charges Constatées d’Avance (CCA) et des Factures Non Parvenues (FNP).
Vous gagnez du temps pour rechercher les charges d’une période budgétaire cible :
- Les engagés et les réalisés des dépenses, même en cas de changement d’affectation, sont mis à jour en temps réel dans Eyespenses.
- Les données des dépenses sont exportées vers les outils de votre choix à partir d’Eyespenses quand vous le voulez et sans risque d’erreurs ou d’oublis.
Vous facilitez et accélérez la clôture de l’exercice comptable :
- Les écritures des Charges Constatées d’Avance (CCA) sont détectées et générées en temps réel. Vous n’avez plus à vous en occuper en clôture une fois envoyée vers votre système d’information comptable.
- Les écritures des Factures Non Parvenues (FNP), sont calculées et générées en clôture d’après un prévisionnel automatique des commandes de l’exercice cible. Les opérationnels peuvent corriger ce prévisionnel.
Il arrive d’avoir des décalages de facturation entre le nombre de jours estimé d’une mission d’un consultant et le nombre de jours qu’il a effectivement réalisé.
Les factures ne sont jamais bloquées dans Eyespenses pour cette raison et vous pouvez les envoyer en validation.
Il arrive d’oublier de faire une commande pour une dépense et de ne pas la régulariser quand on reçoit la facture.
Vous pouvez envoyer en validation une facture sans commande après avoir renseigné les données nécessaires à l’identification de la charge.
Néanmoins, nous vous conseillons d’établir un maximum de bons de commande afin d’anticiper vos dépenses dans Eyespenses.
Oui, vous pouvez effectuer des clôtures comptables mensuelles avec Eyespenses.
Quels que soient vos processus organisationnels, vous disposez à tout moment d’une situation comptable fiable et à jour.
Bien entendu, vous pourrez effectuer vos clôtures par trimestre, semestre…
Eyespenses est indépendant, mais reste connecté à votre système d’information.
La qualité des données est contrôlée automatiquement dans un module dédié à partir de la comptabilité analytique pour identifier les écarts avec votre système d’information comptable habituel.
Les corrections des factures et les mises à jour des commandes sont réalisées en temps réel et en toute simplicité dans Eyespenses.
Vous envoyez par la suite les régularisations nécessaires (OD*) vers votre système d’information comptable, assisté par le contrôle automatique des données d’Eyespenses.
*Opérations Diverses (OD) : Ecritures de régularisation d’une clé comptable vers une autre en cas d’erreur par exemple.
Non, au contraire, les données sont transverses, et l’avantage, c’est qu’elles sont compréhensibles et lisibles par tous les acteurs de l’entreprise.
Eyespenses améliore les relations entre les directions opérationnelles et financières.
Au quotidien :
- C’est un outil de pilotage des dépenses partagé par la direction financière sous la responsabilité des directions opérationnelles.
En clôture :
- La mission d’un opérationnel se limite à valider ou à modifier le prévisionnel automatique des commandes de l’exercice dans Eyespenses.
- À partir de ce prévisionnel, la direction financière assure la comptabilisation des écritures des Factures Non Parvenues (FNP).
Eyespenses pourra être utilisée en mode SaaS (Software as a Service) ou sera installée sur vos serveurs (On Premise).
Nous proposerons des abonnements mensuels par utilisateur et par rôle (admin, finances, opérations).
La sortie de la première version est prévue dans le courant du 1er semestre 2022.