Toute dépense effectuée par l’entreprise doit être enregistrée en comptabilité, même lorsque la facture n’est pas encore disponible. La question de l’écriture comptable à opérer dans cette situation doit se poser à l’instant T, mais aussi à la clôture de l’exercice, quand la charge est à comptabiliser et que la facture n’est toujours pas disponible. 

Quelle écriture opérer ? Comment faire la régularisation à l’arrivée de la facture ? 

Comment comptabiliser une Facture Non Parvenue (FNP) reçue sur un exercice comptable suivant ?

LE SOMMAIRE :

Qu’est-ce qu’une Facture Non Parvenue (FNP) 

Définition d’une facture non parvenue (FNP)

En comptabilité, une facture non parvenue exprime la situation dans laquelle un bien / service a été payé par l’entreprise et livré à l’entreprise au cours d’un exercice, sans qu’il y ait de facture émise de la part du fournisseur. 

Dit autrement, une dépense doit apparaître dans les comptes de l’entreprise lors d’un exercice comptable, mais aucune facture ; aucun justificatif ne l’accompagne. 

Une Facture Non Parvenue est aussi appelée FNP ou « facture à recevoir ». 

Les FNP : fruits des décalages de facturation

La situation comptable de facture non parvenue intervient lorsqu’il existe un décalage entre la réalisation de la prestation / la livraison du bien ET le moment où le fournisseur décide de facturer l’entreprise. Cette situation est fréquente, notamment quand l’entreprise fait appel à des sous-traitants et fournisseurs réguliers qui ont l’habitude de faire parvenir leurs factures a posteriori de leur intervention (en général le mois suivant). 

Notez qu’on parle de FNP au regard d’un décalage d’exercice comptable : c’est-à-dire lorsque l’opération et sa pièce justificative sont à cheval sur deux exercices distincts (et non sur deux mois ou toute autre période). Concrètement, le fait générateur d’une situation comptable de facture non parvenue est l’arrêté des comptes.

Exemple de FNP : un cas concret

Le fournisseur livre une marchandise à l’entreprise en décembre de l’exercice N mais il omet de transmettre la facture. La marchandise est donc livrée en année N. Elle est immédiatement enregistrée dans les comptes de stock de l’entreprise. L’arrêt des comptes a lieu le 31.12. N. Le fournisseur procède à l’envoi de la facture en janvier N+1. Nous avons bel et bien ici la situation d’une opération enregistrée en année N, suivi d’un arrêté des comptes et d’une facture parvenue en année N+1. 

À quel moment sont gérées les FNP en comptabilité ?

Les FNP sont identifiées et les écritures réalisées au moment de la clôture comptable, après un travail d’enquête auprès des directions opérationnelles et/ou d’après les documents en possession de l’entreprise (bons de commande, bons de livraison…).

Les services comptables imputent alors dans les comptes l’estimation de la charge de la facture non reçue du fournisseur correspondant à l’exercice cible à clôturer. On appelle ce processus le cut-off comptable.

En N+1 la facture reçue du fournisseur sera soldée avec l’écriture de l’année précédente. 

Exemple et impact dans les comptes de charges

Marchandises livrées au 31/12/N pour une valeur de 1 000 euros HT.

Année N : 

  1. FNP 1 000 euros soit la valeur HT des marchandises livrées aux 31/12/N

Année N+1 

  1. Extourne de l’écriture année N, soit -1 000 euros
  2. Facture reçue du fournisseur, soit 1 000 euros. 

Solde en comptabilité année N et N+1 

Année N : 1 000 euros rattachés à l’exercice auquel la charge correspond
Année N+1 : La charge est soldée sur l’exercice N+1 avec l’extourne et la facture.

FAE, CCA, produits constatés d’avance : les opérations faisant l’objet du cut off comptable Les opérations non affectées au moment de la clôture font l’objet d’un cut off comptable. Il s’agit des Factures Non Parvenues (FNP), des Charges Constatées d’Avance (CCA), des produits constatés d’avance et des Factures et Avoirs restants à Etablir (FAE).

  • Définition d’une CCA : une charge constatée d’avance correspond à un achat d’un bien ou service enregistré lors d’un exercice comptable, dont la livraison interviendra au cours d’un ou plusieurs exercices suivants
  • Définition d’un produit constaté d’avance : ce terme représente la vente d’un bien ou service par l’entreprise lors d’un exercice comptable, dont la livraison interviendra au cours d’un ou plusieurs exercices suivants
  • Définition d’une FAE : une facture ou un avoir restant à établir ; comme son nom l’indique, est un document commercial restant à établir en fin d’exercice. En général, les FAE sont passés au dernier jour de l’année comptable. Ils peuvent provenir de situations telles qu’un retour de marchandise ou de produit ou encore d’une remise à accorder qui n’était pas prévue en amont.

Comment gérer une facture non parvenue en comptabilité ? Comment comptabiliser une facture non parvenue

La vision comptable appliquée aux FNP

L’opération qui a eu lieu en année N est :

  • comptabilisée en année N,
  • régularisée en année N+1

En année N, comme la facture n’est pas encore parvenue, l’opération intègre un compte spécifiquement dédié dans le Plan Comptable Générale (PCG) : il s’agit de l’un des comptes 408.  

  • Le compte 4081 du PCG pour les FNP de fournisseurs de services et de biens. En N+1 les factures sont comptabilisées normalement.
  • Le compte 4084 du PCG pour les FNP de fournisseurs d’immobilisations. En N+1, les factures sont comptabilisées normalement.
  • Le compte 4088 pour les factures non parvenues dites d’intérêts de fournisseurs. Il s’agit des pénalités de retards de paiements exigibles sans que le fournisseur ait à émettre de rappel. Les pénalités doivent être évaluées fournisseur par fournisseur au sein du compte 4088, et non de manière globale
  • Le compte de TVA à régulariser est également mobilisé (compte 44586) si l’entreprise récupère la TVA sur l’opération concernée par la FNP

Écriture de comptabilisation d’une FNP en pratique

Écritures en année N

Une facture non parvenue d’une opération soumise à TVA est comptabilisée ainsi : 

  • débit du compte de classe 6 relatif à l’opération pour son montant HT
  • débit du compte 44586 pour le montant de la TVA 
  • crédit du compte 408 relatif à l’opération pour son montant TTC

Une facture non parvenue d’une opération non soumise à TVA est comptabilisée ainsi : 

  • débit du compte de classe 6 relatif à l’opération pour son montant TTC
  • crédit du compte de classe 408 relatif à l’opération pour son montant TTC
  • le compte de régularisation de TVA n’est pas mobilisé

Écriture en année N+1

À l’ouverture du nouvel exercice, les FNP subissent une régularisation. Elles sont plus exactement extournées, c’est-à-dire qu’elles sont contre-passées / comptabilisées dans le sens inverse. Cette régularisation est datée au premier jour suivant la clôture de l’exercice comptable N. Pour une opération soumise à TVA et un exercice clos le 31.12. N, on obtient la régularisation suivante le 01.01.N+1 :

  • débit du compte de classe 408 pour le montant TTC de l’opération 
  • crédit du compte de classe 6 pour le montant HT 
  • crédit du compte 44586 pour le montant de la TVA 

Si la facture est réceptionnée au cours de l’exercice, elle est comptabilisée normalement.

Il arrive parfois qu’une partie ou la totalité de la facture ne soit pas réceptionnée au cours de l’exercice. Il sera alors nécessaire de reconduire la FNP à la fin de l’exercice N+1.

FNP non parvenues

Les factures non parvenues dans le bilan 

On retrouve les factures non parvenues dans les comptes annuels de l’entreprise, au passif de son bilan comptable à la ligne « Dettes fournisseurs et comptes rattachés ». 

Les FNP intègrent logiquement l’annexe comptable en suivant les règles du PCG qui exige un classement de ces dettes fournisseuses selon leur durée restant à courir : 

  • les dettes court terme en priorité (moins d’un an)
  • les dettes moyen terme (de 1 à 5 ans)
  • les dettes long terme (plus de 5 ans)

Comment analyser les factures non parvenues ?

Les factures non parvenues ont un impact sur le compte de résultat

L’objectif des services financiers est de produire des données reflétant la situation réelle de l’entreprise. Les FNP de l’année N pesant en année N+1, il est évidemment nécessaire d’avoir une estimation la plus juste possible des FNP passées sur l’exercice précédent. 

Un frein à la productivité comptable

Il est à noter que le traitement comptable des factures non parvenues représente une charge substantielle pour les services comptables. Le processus englobant les travaux d’inventaire, d’enquête et de cut-off est l’un des plus chronophages de la période de clôture, si ce n’est le plus chronophage. En moyenne, la durée d’une clôture comptable est de 90 jours. 

Malheureusement, les organisations n’ont que peu de contrôle sur le volume de FNP à traiter, cette situation étant le fait de partenaires externes de l’entreprise. Le seul moyen de gagner en productivité comptable est donc d’agir directement sur le processus de cut off, en automatisant notamment la réalisation de certaines tâches. C’est exactement ce que propose notre logiciel Eyespenses. 

Que propose Eyespenses pour accélérer le traitement des FNP ?

Eyespenses se connecte à l’ERP de l’entreprise sans interférer dans son fonctionnement. Il recoupe et analyse les données comptables et budgétaires, plus particulièrement celles issues du service des achats. De fait, Eyespenses automatise : 

  • l’identification des factures non parvenues devant faire l’objet d’une régularisation
  • la mise à jour des comptes de FNP
  • l’identification des charges constatées d’avance 
  • la mise à jour des comptes de CCA 
  • le cut off automatique des commandes

Par ses fonctionnalités, Eyespenses accélère la gestion des FNP. Il constitue un outil clé pour accélérer la clôture des comptes et pratiquer le fast close au sein de son organisation.

Vous voulez gagner du temps dans vos processus comptables et financiers, notamment en période de clôture ? Vous voulez en savoir plus sur les fonctionnalités d’Eyespenses ?

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