Etapes et bonnes pratiques

De plus en plus d’entreprises souhaitent mettre en place le fast close pour gagner en compétitivité. Toutefois, la démarche requiert l’implication et l’agilité de tous les services. Voici les étapes et les bonnes pratiques pour réussir.

Le sommaire : 

  • Définition du fast close et valeur ajoutée pour l’entreprise
  • Multiplier les clôtures génère un cercle vertueux
  • Comment mettre en place le fast close en entreprise : les étapes
  • 5 bonnes pratiques du fast close

Définition du fast close et valeur ajoutée pour l’entreprise

Le fast close désigne le processus mis en place pour accélérer la clôture des comptes, permettant d’éditer les états financiers en quelques jours au lieu de quelques semaines. Un processus de fast close qui fonctionne représente un avantage concurrentiel pour l’entreprise, car il permet d’éditer des états financiers tout au long de l’année et en dehors de la période de clôture. Une entreprise qui pratique le fast close est capable de s’appuyer, en permanence, sur des données actualisées pour prendre des décisions stratégiques et financières affinées. Elle est plus compétitive. Elle véhicule également une image de compétitivité aux yeux des partenaires financiers, eux-mêmes très attachés au procédé de fast closing. 

En bref, le processus fast close accélère la clôture des comptes. Il permet d’éditer des états financiers tout au long de l’année, c’est pourquoi il est considéré comme un véritable outil d’aide à la décision et au pilotage stratégique.

Multiplier les clôtures génère un cercle vertueux

C’est généralement après une première clôture accélérée que les équipes stratégiques réalisent la portée du fast close, à savoir qu’elles peuvent re-éditer des états financiers, tableaux de bord et indicateurs à peine quelques semaines plus tard pour faire évoluer leurs analyses. Elles relancent alors un fast close, puis un autre, et encore un autre… Jusqu’à mettre en place du fast closing régulier. 

Le fast close engendre alors un cercle vertueux. Il devient un levier de pilotage qui améliore l’analyse des décideurs, au quotidien. 

Enfin, il faut savoir qu’un processus de fast close implique de près ou de loin quasiment tous les services de l’entreprise (comptabilité, achat, commerciaux, finance, logistique…). Lorsque tout est mis en place, l’entreprise aboutit à une organisation plus agile. Elle réalise rapidement qu’elle gagne en efficacité de manière transverse.

Plus qu’une pratique des services comptables, le fast closing est un véritable outil opérationnel pour l’entreprise.

Les étapes pour mettre en place le fast close en entreprise

1) Identifier les irritants dans le processus de clôture

La première étape consiste à réunir tous les acteurs de la clôture comptable pour identifier les irritants liés à cette mission : 

  • Tâches répétitives
  • Tâches génératrices de retards fréquents : généralement les tâches nécessitant une enquête 
  • De manière générale : toutes les tâches chronophages ou potentiellement chronophages liées au processus de clôture

2) Résoudre les irritants

Après avoir visualisé le processus, il convient de passer en revue chaque point de ralentissement, chaque irritant afin de lister toutes les solutions d’amélioration possibles. Par exemple : 

  • Utiliser un outil de l’automatisation des tâches répétitives 
  • Utiliser une base de données commune à tous les services
  • Modifier le planning pour une meilleure fluidité du processus

3) Faire un planning et un guide de fast close

Un premier planning peut être lancé pour tester la clôture accélérée des comptes annuels avant de déployer un calendrier plus complet au cours de l’année (fast close trimestriel, fast close mensuel…). La mise en place progressive du fast close, avec reporting et mesures correctives, permet une intégration fluide dans le calendrier de l’entreprise. 

Il faut partir du principe que le premier processus de clôture n’atteindra peut-être pas l’objectif de délai fixé au préalable. L’entreprise doit prendre le temps d’analyser les nouveaux irritants, de tester des mesures correctrices, jusqu’à trouver son rythme de croisière en termes de fast closing. 

La création d’un guide de fast close peut aider les équipes à se mettre à jour et à suivre les délais de réalisation des tâches tout au long de l’année. Le guide comportera le calendrier annuel avec la répartition des tâches durant l’année, mais aussi un guide comptable pour que tous les utilisateurs paramètrent correctement leur intervention, notamment au niveau du paramétrage dans un outil d’automatisation ou dans une base de données. 

Le planning fast close de l’entreprise pourra, entre autres :
  • Prévoir la mensualisation des tâches récurrentes
  • Anticiper les évolutions réglementaires, car elles impactent le travail des équipes (normes IFRS, CRC 99-02)
  • Prévoir les dates limites de sécurisation du plan de comptes avec l’auditeur ou le commissaire aux comptes
  • Prévoir les dates limites de réalisation des rapports financiers et des annexes (idéalement automatisés)
  • Prévoir les délais de sécurisation du mapping pour envoi vers contrôle EPM
  • Prévoir les délais de sécurisation des journaux comptables
  • -> De manière générale, prévoir les dates limites de toutes les tâches relatives à la pré-clôture (hard close) et au cut-off comptable
  • Ne pas hésiter à proposer une frise chronologique

5 bonnes pratiques du fast close

En suivant les étapes évoquées dans cet article pour la mise en place du fast close en entreprise, on constate que 5 bonnes pratiques émergent : 

  1. Digitaliser 
  2. Impliquer
  3. Communiquer
  4. Tester
  5. Progresser

1) Digitaliser

Les outils de digitalisation / automatisation sont un formidable tremplin d’accélération des processus et de réduction des erreurs humaines. L’entreprise ne doit pas hésiter à s’équiper d’outils digitaux, à condition qu’ils soient adaptés à l’ERP de l’entreprise et qu’ils répondent au besoin cible (résoudre un ou plusieurs irritants).

2) Impliquer

La clôture des comptes annuels nécessite un transfert d’informations et de pièces justificatives entre plusieurs services. Les pièces requises sont par exemple les factures, bons de commande, notes, contrats en cours pour les Charges Constatées d’Avance (CCA) ou les Factures Non Parvenues (FNP). 

L’implication est une chose, mais la bonne compréhension de l’enjeu et des missions qui incombent à chacun est encore un autre challenge. Et pour cela, la communication est la clé. Elle doit être continue pour un transfert d’informations, lui aussi continu. Au final, « Impliquer – Communiquer » vaut pour tous les projets d’entreprise. 

L’implication des collaborateurs est donc primordiale pour accélérer cette étape de transfert d’information. Dans ce contexte, la fonction management a un rôle à jouer : c’est à elle de mettre en place une démarche agile tournée vers le fast closing. À elle d’expliquer l’enjeu du fast close et de faire adhérer les équipes au concept.

3) Communiquer

La communication réussie en continu passe par plusieurs leviers : 

  • un mode de management adapté 
  • des outils de communication et de transfert d’information adaptés
  • une disposition à l’échange parmi les services

4) Tester

L’entreprise doit d’abord tester la clôture des comptes accélérée avec l’objectif de respecter un certain délai de clôture. Cette première tentative doit être perçue comme un défi à relever par l’ensemble des équipes ; comme un test de lancement. Elle ne doit en aucun cas être perçue comme une fin en soi ou comme la mise en place finale du processus de fast close.

5) Progresser

Naturellement, après le test, l’organisation pourra faire le bilan de sa première clôture des comptes accélérée pour prendre les mesures d’amélioration nécessaires. Pour cela, un deuxième tour de table entre collaborateurs permet de re-évaluer les irritants et re-identifier des solutions d’accélération/amélioration des procédures. 

En conclusion, on peut affirmer que la mise en place du fast close est une construction itérative dont les bénéfices vont bien au-delà de l’accélération des comptes. L’entreprise a tout à gagner à appliquer les bonnes pratiques pour mettre en place le fast close. 

Eyespenses vous propose un outil pour réussir votre fast close. Il s’agit d’une application d’automatisation du cut-off comptable (pré-closing). Pour réaliser cette mission de manière automatique, Eyespenses se connecte aux données de l’ERP sans interférer dans son fonctionnement.

Les missions d’Eyespenses: 

  • Identification des Charges Constatées d’Avance (CCA)
  • Identification des Factures Non Parvenues (FNP)
  • Reconstitution des données des réceptions
  • Ajustement de l’engagé et réaffectation des coûts
  • Prévisionnel automatique des commandes
  • Puits de données pour partage d’informations
  • Tri intelligent des données validées et en cours

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