Gestion des FNP et CCA : Comment accélérer leur traitement

La gestion des Factures Non Parvenues (FNP) et des Charges Constatées d’Avance (CCA) représente une lourde charge de travail pour les services comptables. Elle ralentit également la production des documents financiers nécessaires à la prise de décision stratégique. De fait, une meilleure gestion des FNP et CCA améliore la compétitivité de l’entreprise. Eyespenses répond à cet enjeu en proposant une application dédiée à la gestion automatique des FNP et CCA. 

Factures Non Parvenues, Charges Constatées d’Avance (FNP, CCA) : les plus forts irritants des services comptables

Les erreurs d’affectation, les factures non parvenues et les charges constatés d’avance sont certainement les plus forts irritants des services comptables et financiers. En effet, ces écritures :

  • surviennent de manière récurrente
  • empêchent d’avoir une vision budgétaire affinée immédiate
  • génèrent des erreurs d’interprétation de comptabilité
  • rallongent le travail des équipes comptables chargées d’affecter ces écritures
  • ne peuvent pas être affectées via la simple lecture des données de l’ERP
  • Factures Non Parvenues : FNP
  • Charges constatées d’Avance : CCA

Des écritures récurrentes

Les FNP et CCA sont continus : ils naissent de l’activité normale de l’entreprise. Ils proviennent aussi des oublis ou retards dans la transmission des factures. 

FNP et CCA empêchent d’avoir une vision budgétaire / génèrent des erreurs d’interprétation

Sans le traitement des CCA et FNP, le résultat d’entreprise est faussé.

Dit autrement, il est impossible de fournir le résultat exact de l’entreprise avant d’avoir traité les FNP et CCA.

FNP et CCA rallongent le travail des équipes comptables

Ce sont les services comptables qui se chargent d’identifier les FNP et CCA, avant d’effectuer les correctifs et d’affecter les écritures à la période appropriée. Cette mission est appelée cut-off comptable. Elle est menée sur la base des données de l’ERP, ainsi que sur la communication avec les différents services de l’entreprise (service des achats, service commercial ou partenaires commerciaux). 

De fait, le cut-off est un travail chronophage, mais aussi récurrent : un cut-off est toujours mené dans le cadre de l’arrêté des comptes (obligatoire en période de clôture – facultatif en cours d’année comptable). 

FNP et CCA ne peuvent pas être résolues via l’ERP de l’entreprise

Si les équipes comptables utilisent l’ERP pour identifier les CCA et les FNP, elles ne peuvent pas utiliser cet outil pour résoudre leur problématique, à savoir affecter les FNP et CCA au bon exercice. 

En effet, dans un ERP, les opérations sont enregistrées au fur et à mesure, au fil de l’eau. Il est donc impossible d’obtenir un prévisionnel des charges constatées d’avance. Leur identification est le fruit d’une enquête réalisée manuellement.

Accélérer le traitement des FNP et CCA …
… Et réduire les irritants comptables et financiers

Faciliter, c’est-à-dire accélérer le traitement des FNP et CCA, est la clé pour résoudre tous les irritants induits de ces écritures si particulières pour l’entreprise. Cette démarche :

  • décharge les services comptables qui réalisent le cut-off
  • permet l’établissement rapide des états financiers et des prévisions budgétaires
  • limite les erreurs d’interprétation 

Pour cela, Eyespenses propose une application digitale relevant de l’automatisation comptable. 

Eyespenses automatise le prévisionnel budgétaire

Eyespenses utilise les données de l’ERP (sans interférer dans son fonctionnement) pour proposer, en temps réel, un prévisionnel de chaque exercice budgétaire. Ces données facilitent le calcul et le suivi des FNP et des CCA. 

Ici, tout le processus d’enquête manuelle est réalisé automatiquement via l’application Eyespenses.

Eyespenses automatise le cut-off

Eyespenses dispose d’une fonctionnalité inédite de cut-off automatique.
Après validation des données de l’ERP, l’application affecte automatiquement les écritures au bon exercice. Elle facilite l’arrêté des comptes en cours d’exercice ou dans le cadre de la clôture comptable. Elle permet de fournir des états financiers ajustés à tout moment, sur simple demande de la part de l’équipe de direction.

Eyespenses utilise les données de l’ERP, mais ne modifie en aucun cas son fonctionnement. L’application maintient la légalité des données financière, en toute circonstance.

En tant qu’outil dédié à l’automatisation comptable, Eyespenses vient en soutien des équipes tout en fluidifiant l’organisation comptable et financière. Il facilite le travail. Il accélère la production des documents nécessaires aux prises de décisions stratégiques et financières. 

Eyespenses s’adresse aux services comptables et financiers des entreprises : ETI et grands comptes, ainsi qu’aux équipes des cabinets d’expert-comptable qui gèrent les clôtures d’exercice.

Définition FNP – Facture Non Parvenue

Une Facture Non Parvenue (FNP) signifie qu’une facture relative à une écriture comptable n’a pas été reçue auprès du service chargé du traitement des factures (en l’occurrence le service comptabilité chargé des travaux d’inventaire dans le cadre de l’arrêté des comptes). 

Concrètement, une facture non parvenue intervient quand un bien a été livré ou qu’une prestation a été réalisée, mais que le service comptable n’est pas en possession de la facture d’achat au moment de l’arrêté des comptes.

Définition CCA – Charge Constatée d’Avance

À l’inverse, une Charge Constatée d’Avance (CCA) signifie qu’une facture d’achat existe avec une charge comptabilisée, mais que celle-ci est à rattacher à un ou plusieurs exercices suivants.

Par exemple, une facture comptabilisée pour une maintenance de 3 ans devra être rattachée sur 3 exercices différents. Cette dépense est en général payée d’avance et facilement prévisible.

Le site de référence Compta-facile.com propose d’excellentes définitions des FNP et CCA :

Définition Cut-off comptable

Les Factures Non Parvenues (FNP) et les Charges Constatées d’Avance (CCA) sont des opérations identifiées lors de l’arrêté des comptes, en cours d’année ou à la clôture des comptes*. Cette tâche d’identification / inventaire s’appelle « le cut-off comptable ». Le cut-off est indispensable, car il permet d’affecter clairement chaque charge à l’exercice auquel il se rattache, dans une optique de respecter le principe d’indépendance des exercices et de transmissions sincère et fidèles des comptes annuels de l’entreprise. 

*La clôture des comptes correspond à la production du compte de résultat, bilan comptable avec créances et dettes, compte d’immobilisation, tableau d’amortissements et annexes.

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