Le processus déployé pour accélérer la clôture des comptes s’appelle le processus de fast close ou fast closing.

Pourquoi les entreprises accélèrent la clôture des comptes ?

Les organisations actuelles veulent accélérer la production de leurs états financiers, qu’ils soient provisoires ou définitifs, tout en maintenant un haut degré de fiabilité. Cette démarche s’appelle le fast close. Son bénéfice coule de source : obtenir les états financiers en quelques jours (au lieu de quelques semaines) pour des prises de décisions réactives et directes tout au long de l’exercice, dans un contexte hautement compétitif. 

De manière générale, les résultats financiers permettent en effet : 

  • L’analyse des performances passées et en cours 
  • La mise en place de stratégies commerciales et de financement adéquates, sur des marchés en mouvement constant
  • La réalisation d’audits et de reporting
  • La réalisation de prévisionnels et business plans, à destination des différents services ou des partenaires financiers

Clôturer rapidement et publier ses comptes au greffe avant la date limite de dépôt est perçu comme un indicateur de performance par les partenaires financiers et investisseurs. Dit autrement, un fast closing réussi démontre d’une organisation saine et efficace et d’une réelle maîtrise de ses processus, malgré un environnement comptable, financier et réglementaire complexe.

Comment accélérer la clôture comptable ?

1. Identifier les points de ralentissement (FNP, CCA, compilation des données…)

Les PME et ETI sont les organisations qui mettent le plus de temps à produire leurs comptes annuels : en moyenne 90 jours. L’objectif du fast close est de raccourcir ce délai au maximum pour pouvoir fournir des arrêtés de comptes plus régulièrement au cours de l’exercice social (tous les trimestres ou tous les mois), sans mobilisation supplémentaire des équipes. 

Pour arriver à un tel résultat, les services comptables et financiers : 

  • Formaliseront clairement le processus lié à l’arrêté des comptes
  • Identifieront les points de ralentissement

En période de clôture, les points de ralentissement les plus fréquents sont : 

  • La mise à jour des données fournisseurs et celles liées au service des achats
  • La phase d’identification des Factures Non Parvenues (FNP)
  • La comptabilisation des Charges Constatées d’Avance (CCA)
  • L’utilisation massive de tableurs : sources d’erreurs de saisie, nécessitant des mises à jour et refontes à chaque évolution de norme  
  • Le manque de communication entre les services

Selon une enquête menée par DafMagazine, 41 % des cadres financiers estiment que l’étape de recherche & compilation des données (données fournisseurs, FNP, CCA…) est un point de ralentissement important dans le processus de clôture des comptes. De plus, 61 % des répondants avouent être dépendants des tableurs pour pouvoir éditer des états financiers. (source DafMag).

 2. Mettre en place le fast close : un axe organisationnel et technologique

Accélérer la clôture des comptes est un projet transverse, mené par la direction financière. Il repose sur un axe organisationnel et technologique : 

Au niveau de l’organisation :

  • Sensibiliser les services au fast close et à ses enjeux 
  • Communiquer les plannings de closing aux équipes
  • Utiliser une interface collaborative pour communiquer les données de manière fluide et rapide – la plupart des outils de fast close se positionnent sur ce levier 
  • Accélérer la facturation (pour limiter le nombre de pièces manquantes au moment du closing)

Au niveau technologique :

  • Automatiser les charges récurrentes dans l’ERP
  • Réaliser des pré-closing d’entraînement
  • Automatiser la recherche et la compilation des données clés – Eyespenses se positionne sur ce levier

Eyespenses pour accélérer la clôture des comptes

Eyespenses est un outil qui automatise la recherche et la compilation des données comptables. Il s’agit de la brique technologique permettant d’accélérer le processus de clôture des comptes, tout en maintenant un haut niveau de fiabilité des données. 

Eyespenses analyse l’ERP de l’entreprise

Plus exactement, Eyespenses analyse l’ERP de l’entreprise pour réaliser, en lieu et place des collaborateurs, les actions suivantes :

  • Traçage des Factures Non Parvenues (FNP)
  • Calcul des Charges Constatées d’Avance (CCA)
  • Édition d’un prévisionnel des commandes sur la période cible

Les collaborateurs interviennent uniquement en bout de chaîne pour valider le prévisionnel et mettre à jour les comptes (comptes CCA et comptes FNP). Ce positionnement est inédit : Eyespenses est le seul outil de fast de close qui trace les FNP et calcule les CCA. De fait, il est le seul outil qui permet au service comptable et financier de se projeter.

Pour maintenir la légalité des données financières, nous avons conçu Eyespenses de manière à ce qu’il analyse les données de l’ERP sans interférer dans son fonctionnement.

Accélérer la clôture des comptes en impliquant tous les services

Au final, réduire le délai de clôture de l’exercice comptable est une réelle organisation à mettre en place entre les différents services de l’entreprise. L’enjeu est global : il s’agit d’améliorer la compétitivité de l’entreprise. 

Un enjeu managérial

La démarche de fast close est initiée et orchestrée par les directeurs financiers, mais elle est menée de front par tous les managers au sein des différents services.

Un enjeu technologique

L’entreprise doit profiter des évolutions technologiques pour améliorer sa compétitivité. Accélérer l’établissement des comptes est un objectif facilité dès lors que l’organisation utilise des outils de data mining (analyse des données), d’automatisation des processus et de digitalisation des services comptables et financiers.

Les équipes comptables et financières redoutent généralement les périodes de clôture, car elles sont mobilisées à outrance pour des délais difficiles à respecter, ce qui génère frustration et mal-être. La période de clôture est la bête noire de l’expert-comptable, des métiers de la comptabilité et de la finance. 

Un enjeu RH

De fait, une entreprise qui permet le fast close améliore le quotidien de ses collaborateurs. Elle contribue au bien-être de ses équipes et elle soigne sa marque employeur. 

Dans ces conditions, n’oublions pas qu’accélérer la clôture des comptes est aussi un enjeu RH.

Pourquoi la clôture des comptes est si complexe

Le service comptable est considéré comme un service servant à :

  • enregistrer les écritures comptables (grand livre, journaux, annexe des comptes, amortissements, immobilisations…)
  • suivre la chronologie des flux (comptabiliser les charges et produits)
  • réaliser l’établissement des comptes annuels (compte de résultat, bilan comptable, inventaire…) 
  • calculer le résultat fiscal, établir la liasse fiscale ou liasse de consolidation
  • réaliser le dépôt des comptes
  • … 

… Sans réelle notion d’analyse. 

L’analyse à proprement parler (analyse détaillée de la situation financière en cours ou à venir) est déployée par d’autres services : le service de comptabilité analytique, de gestion ou de contrôle de gestion. 

Ces différents services – services d’enregistrement et services d’analyse – fonctionnent de concert, mais l’organisation automatise rarement le rapprochement entre les prévisions fournies par le contrôle de gestion et les données brutes fournies par le service de comptabilité générale. Ce fossé creuse le délai de clôture annuelle des comptes sociaux et, de manière générale, le délai de production des états financiers. 

En se connectant à l’ERP ou au logiciel comptable de l’entreprise, en automatisant le calcul des CCA, en traçant les FNP, Eyespenses construit ce pont. 

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