L’outil de fast close Eyespenses automatise les tâches les plus chronophages au sein du processus de clôture des comptes. Il permet une édition trimestrielle ou mensuelle des comptes de l’entreprise, sans réorganisation ni mobilisation des équipes. Décryptage.

Faire du fast close : 3 bienfaits pour l’entreprise

Définition du fast close

En comptabilité, le processus qui permet de réduire les délais de clôture des comptes annuels s’appelle le fast close ou fast closing.

Les avantages du fast close

Pour le service comptable et financier, un tel processus représente un enjeu majeur. Il apporte 3 grands bénéfices à l’entreprise :

  • 1. Le fast close libère du temps pour les collaborateurs
  • 2. Le fast close permet d’obtenir une visibilité financière avant l’échéance habituelle
  • 3. Le fast close peut être utilisé tout au long de l’exercice comptable, pour éditer des informations financières rapidement – donc plus fréquemment – au cours de l’exercice (par exemple, édition de comptes mensuels en plus des comptes annuels). 

In fine, un processus d’accélération de la clôture / fast closing entraîne un gain de temps, mais aussi une meilleure visibilité financière. Ce sont tant les services comptables que les services financiers et les équipes de direction qui en sont bénéficiaires.

En bref, le fast closing est un levier de compétitivité. Les entreprises qui le pratiquent :
  • gagnent du temps dans la clôture des comptes
  • obtiennent une visibilité financière affinée en un temps record, tout au long de l’exercice comptable.

Mettre en place le fast close

Un processus de fast close implique logiquement d’accélérer les démarches dédiées à la clôture des comptes. En synthèse : 

  • Accélérer la collecte de données issues des différents services économiques et financiers de l’entreprise (reporting financier, contrôle de gestion, credit management, services des achats, commerciaux…).
  • Accélérer la corrélation de ces données et leur analyse.
  • Accélérer la mise à jour des comptes et des prévisionnels.

Ces missions, habituellement réalisées manuellement par les collaborateurs comptables, sont chronophages par nature. 

De fait, seule l’automatisation de certaines étapes de clôture va engendrer l’accélération nécessaire à l’édition des comptes en un temps record. Un outil de fast close est utilisé à cet effet.

Les fichiers Excel, ERP et systèmes d’information habituels ne permettent pas le fast close : ils n’incluent pas l’analyse des données. Ils ne communiquent pas entre eux et nécessitent une grande coordination des équipes. Ils sont souvent peu lisibles.

L’outil de fast close Eyespenses cible le cut-off

Eyespenses est un outil de fast close inédit : il automatise les missions les plus fastidieuses liées à la clôture des comptes. Il prend le relai sur des missions qui, lorsqu’elles sont réalisées manuellement, mobilisent le plus de temps et de collaborateurs. Il supprime les risques d’erreurs et d’oublis. Ces missions concernent la collecte et l’analyse des données issues du service des achats. 

Plus exactement, Eyespenses automatise les missions suivantes : 

  • Le calcul des Factures Non Parvenues – FNP 
  • Le calcul des Charges Constatées d’Avances – CCA
  • La réalisation d’un prévisionnel des commandes

En comptabilité, ces tâches relèvent de ce que l’on appelle le cut-off comptable : à savoir l’affectation des différentes écritures à l’exercice auquel elles correspondent.

En réalisant la recherche automatique des factures non parvenues et des charges constatées d’avance, Eyespenses décharge les collaborateurs des missions les plus chronophages liées à la clôture des comptes. Il permet le fast close.

Les avantages Eyespenses

  • Eyespenses est le seul outil de fast close qui automatise le cut-off. 
  • Eyespenses préserve la légalité des données comptables :  l’outil utilise les données de l’ERP sans interférer dans son fonctionnement. 
  • Eyespenses s’intègre à l’organisation sans bouleverser les processus.
  • Eyespenses peut être utilisé pour accélérer la clôture des comptes. 
  • Eyepenses peut aussi être utilisé pour produire des tableaux de bord de suivi de gestion au profit de tous les services.

En bref, l’outil de fast close Eyespenses automatise les étapes de cut-off. Il accélère la production des états financiers sans nécessiter une réorganisation de fond ni une « sur-mobilisation » des collaborateurs

Contactez-nous 

Vous voulez accélérer les missions dédiées à la clôture des comptes ? Faire bénéficier vos collaborateurs d’une organisation en fast close ?

Contactez Eyespenses : nous garantissons la mise en place rapide & fluide du fast close dans votre entreprise. 

Nos équipes interviennent dans vos locaux pour implémenter Eyespenses. 

Notre force : 

  • Vous ne modifiez pas vos logiciels de gestion habituels.
  • Eyespenses est un outil de fast close intuitif, facile à prendre en main.

Demander une démo

Alors même qu’une clôture « classique » dure en moyenne 34 jours dans une grande entreprise, un outil de fast close va permettre de produire des informations financières précises en quelques jours. Dans un contexte de compétitivité accrue, il est indéniable que le fast close deviendra une pratique courante au profit des directions financières et générales, tant pour les grands groupes que pour les ETI. 

Contactez-nous pour intégrer le fast close à votre organisation

Informations complémentaires

Le fast close : pour l’efficience de toute l’organisation

Le fast close est un processus qui vise en priorité les équipes dédiées à la comptabilité générale, comptabilité analytique et expertise-comptable. Toutefois, il représente une valeur ajoutée pour toute l’organisation, tant pour les grands groupes et les petites entreprises. Il affine et accélère le travail d’analyse et de prise de décision pour :

  • le chef d’entreprise et les membres de la direction générale
  • la direction financière 
  • les services comptabilités, facturation et comptabilité analytique
  • les équipes du contrôle de gestion (reporting opérationnel, reporting de gestion)
  • le contrôle interne 
  • les auditeurs et collaborateurs chargés des contrôles financiers
  • les opérationnels chargés des commandes 
  • le commissaire aux comptes

Les postes de directeur administratif et financier (DAF), d’expert-comptable et des contrôleurs de gestion sont les plus à même de profiter d’un processus de fast closing.  In fine, le fast closing constitue un véritable outil de gestion de trésorerie, de pilotage de la performance et de gestion des risques.  Décider de mettre en place un tel processus relève de la stratégie d’entreprise. 

Toutefois, mettre en place un processus de fast close n’est pas toujours aisé pour l’organisation. Sans un outil intuitif comme Eyespenses, mettre en place un processus en fast close se déroule de la manière suivante : 

Étape 1 : Évaluation du processus habituel

L’évaluation du processus de clôture habituel consiste à connaître :

  • la chronologie des missions (achat, facture, paiement)
  • la masse salariale impliquée dans le processus et le temps de travail mobilisé par collaborateur
  • le système d’information et les outils de gestion utilisés

Étape 2 : Identification des goulots d’étranglement et des objectifs

Une fois le processus de clôture formalisé, les équipes vont identifier les goulots d’étranglement, c’est-à-dire les points qui retardent la clôture (points chauds). 

Au-delà de la recherche de réduction des délais de clôture, cette étape est aussi l’occasion d’interroger les différents services pour identifier des besoins connexes qui pourraient être résolus grâce au fast closing : volonté d’obtenir des données financières plus récurrentes pour piloter plus efficacement l’activité, volonté de mettre en place des outils d’analyse inédits, de nouveaux tableaux de bord… Les services à interroger sont les directions financières, le service comptabilité et gestion avec le contrôleur de gestion, les décideurs aux équipes de direction générale… Pourquoi pas les services opérationnels, comme les responsables des ventes, des services logistique et des achats.

Etape 3 : Recherche de solutions – planification d’un nouveau processus

Ensuite, les équipes vont chercher des solutions pour fluidifier les goulots d’étranglement : 

  • mise en place d’outils de fast close aux différents points chauds 
  • mesures correctives
  • réorganisation et nouveau processus avec nouvelles échéances
  • définition des budgets pour mettre en place un tel processus

L’étape 3 engendre la planification d’un nouveau processus. Lors de cette étape, il est également possible d’utiliser les bienfaits du fast close pour créer les nouveaux outils de reporting et tableaux de bord d’analyse financière souhaités par les différents services. 

Étape 4 : Plan d’action

Les équipes mettent en place un plan d’action pour déployer le processus de fast close

  • paramétrage des outils de pilotage de fast close
  • re-paramétrage du système d’information, du progiciel et des logiciels de gestion historiques, le cas échéant
  • définition des missions de chaque collaborateur, nomination des responsables, hiérarchisation et calendrier des actions
  • lancement d’un processus test sur les différentes échéances souhaitées (mensuelles, trimestrielles …)
  • mesures correctives, le cas échéant
  • validation
  • mise en production (passage à l’action)

Ces 4 étapes d’instauration d’un fast closing doivent être coordonnées par des équipes aux compétences relationnelles certaines, au moyen d’outils et de méthodes qui favorisent la communication entre les collaborateurs (business intelligence).
Les comités de pilotages seront sollicités pour validation. 

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