Fév 2021
L’outil de fast close Eyespenses automatise les tâches les plus chronophages au sein du processus de clôture des comptes. Il permet une édition trimestrielle ou mensuelle des comptes de l’entreprise, sans réorganisation ni mobilisation des équipes. Décryptage.
En comptabilité, le processus qui permet de réduire les délais de clôture des comptes annuels s’appelle le fast close ou fast closing.
Pour le service comptable et financier, un tel processus représente un enjeu majeur. Il apporte 3 grands bénéfices à l’entreprise :
In fine, un processus d’accélération de la clôture / fast closing entraîne un gain de temps, mais aussi une meilleure visibilité financière. Ce sont tant les services comptables que les services financiers et les équipes de direction qui en sont bénéficiaires.
Un processus de fast close implique logiquement d’accélérer les démarches dédiées à la clôture des comptes. En synthèse :
Ces missions, habituellement réalisées manuellement par les collaborateurs comptables, sont chronophages par nature.
De fait, seule l’automatisation de certaines étapes de clôture va engendrer l’accélération nécessaire à l’édition des comptes en un temps record. Un outil de fast close est utilisé à cet effet.
Les fichiers Excel, ERP et systèmes d’information habituels ne permettent pas le fast close : ils n’incluent pas l’analyse des données. Ils ne communiquent pas entre eux et nécessitent une grande coordination des équipes. Ils sont souvent peu lisibles.
Eyespenses est un outil de fast close inédit : il automatise les missions les plus fastidieuses liées à la clôture des comptes. Il prend le relai sur des missions qui, lorsqu’elles sont réalisées manuellement, mobilisent le plus de temps et de collaborateurs. Il supprime les risques d’erreurs et d’oublis. Ces missions concernent la collecte et l’analyse des données issues du service des achats.
Plus exactement, Eyespenses automatise les missions suivantes :
En comptabilité, ces tâches relèvent de ce que l’on appelle le cut-off comptable : à savoir l’affectation des différentes écritures à l’exercice auquel elles correspondent.
En réalisant la recherche automatique des factures non parvenues et des charges constatées d’avance, Eyespenses décharge les collaborateurs des missions les plus chronophages liées à la clôture des comptes. Il permet le fast close.
En bref, l’outil de fast close Eyespenses automatise les étapes de cut-off. Il accélère la production des états financiers sans nécessiter une réorganisation de fond ni une « sur-mobilisation » des collaborateurs
Vous voulez accélérer les missions dédiées à la clôture des comptes ? Faire bénéficier vos collaborateurs d’une organisation en fast close ?
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Nos équipes interviennent dans vos locaux pour implémenter Eyespenses.
Notre force :
Alors même qu’une clôture « classique » dure en moyenne 34 jours dans une grande entreprise, un outil de fast close va permettre de produire des informations financières précises en quelques jours. Dans un contexte de compétitivité accrue, il est indéniable que le fast close deviendra une pratique courante au profit des directions financières et générales, tant pour les grands groupes que pour les ETI.
Contactez-nous pour intégrer le fast close à votre organisation
Le fast close est un processus qui vise en priorité les équipes dédiées à la comptabilité générale, comptabilité analytique et expertise-comptable. Toutefois, il représente une valeur ajoutée pour toute l’organisation, tant pour les grands groupes et les petites entreprises. Il affine et accélère le travail d’analyse et de prise de décision pour :
Les postes de directeur administratif et financier (DAF), d’expert-comptable et des contrôleurs de gestion sont les plus à même de profiter d’un processus de fast closing. In fine, le fast closing constitue un véritable outil de gestion de trésorerie, de pilotage de la performance et de gestion des risques. Décider de mettre en place un tel processus relève de la stratégie d’entreprise.
Toutefois, mettre en place un processus de fast close n’est pas toujours aisé pour l’organisation. Sans un outil intuitif comme Eyespenses, mettre en place un processus en fast close se déroule de la manière suivante :
L’évaluation du processus de clôture habituel consiste à connaître :
Une fois le processus de clôture formalisé, les équipes vont identifier les goulots d’étranglement, c’est-à-dire les points qui retardent la clôture (points chauds).
Au-delà de la recherche de réduction des délais de clôture, cette étape est aussi l’occasion d’interroger les différents services pour identifier des besoins connexes qui pourraient être résolus grâce au fast closing : volonté d’obtenir des données financières plus récurrentes pour piloter plus efficacement l’activité, volonté de mettre en place des outils d’analyse inédits, de nouveaux tableaux de bord… Les services à interroger sont les directions financières, le service comptabilité et gestion avec le contrôleur de gestion, les décideurs aux équipes de direction générale… Pourquoi pas les services opérationnels, comme les responsables des ventes, des services logistique et des achats.
Ensuite, les équipes vont chercher des solutions pour fluidifier les goulots d’étranglement :
L’étape 3 engendre la planification d’un nouveau processus. Lors de cette étape, il est également possible d’utiliser les bienfaits du fast close pour créer les nouveaux outils de reporting et tableaux de bord d’analyse financière souhaités par les différents services.
Les équipes mettent en place un plan d’action pour déployer le processus de fast close
Ces 4 étapes d’instauration d’un fast closing doivent être coordonnées par des équipes aux compétences relationnelles certaines, au moyen d’outils et de méthodes qui favorisent la communication entre les collaborateurs (business intelligence).
Les comités de pilotages seront sollicités pour validation.
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